Description du poste :
IMPORTANT : A compétences égales, priorité sera donnée aux candidats titulaires d'une RQTH
Poste : Chargé.e du protocole et des affaires réservées - Préfecture de l'Ardèche - Poste de catégorie C dans la fonction publique d'Etat
Vos activités principales :
1. Médailles et distinctions honorifiques :
- Instruction des dossiers de distinctions honorifiques et médailles d'ancienneté (Légion d'Honneur, Ordre National du Mérite, Ordre du Mérite Agricole, Légion d'Honneur au titre de l'initiative citoyenne, médaille du travail, médaille d'honneur agricole,d'honneur des transports routiers, médaille militaire, médailles de la sécurité intérieure, etc...) : Rédaction des mémoires de propositions, réalisation des enquêtes administratives de moralité, saisie de casiers judiciaires, mise à jour du tableau de suivi de promotion des décorés. Rédactions de courriers de félicitations.
2. Interventions - courriers réservés
- Suivi des courriers réservés (élus, cabinets ministériels, présidence de la République) : saisie des services, suivi des réponses, classement numérique et papier.
- Sur la base de modèles, rédaction de courriers de remerciements, félicitations.
3. Protocole
- Appui à l'organisation des cérémonies, réceptions, évènements (visites ministérielles, voeux, journées du patrimoine, etc.) en lien avec la cheffe du Bureau et le chef du protocole et affaires réservées : envoi des invitations et suivi des réponses, relances téléphoniques, rédaction du déroulé, accueil, préparation logistique, etc.
4. Élections et vie politique
- Mise à jour des bases de donnée (registre national des élus), des fiches biographiques des élus.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Assurer la confidentialité des données - Souhaité
- Gérer les réservations de salles et de matériel - Souhaité
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
- Avoir des compétences en informatique - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 1867.02 Euros