Description du poste :
Collaborateur(trice) directe de la responsable de l'administration générale du service et de son responsable opérationnel, l'assistant(e) administratif(ve) contribuera dans le cadre des tâches confiées à un fonctionnement fluide et efficace du service et la réalisation des projets par les missions principales suivantes :
1. Assurer le traitement des dossiers, et la saisie des documents et des comptes-rendus
- Rédiger et assurer le suivi des courriers, conventions, délibérations, décisions, comptes-rendus, rapports administratifs
- Réaliser des travaux de relecture et de mise en forme des documents
- Réaliser le suivi administratif des contrats et abonnement en cours
- Demander des devis
- Gérer et actualiser la base d'information sur les thématiques déchets
2. Appui budgétaire et suivi des factures
- Réaliser les engagements budgétaires, la gestion des bons de commande et aider au suivi budgétaire
- Assister à l'exécution administrative des marchés publics
3. Réaliser l'accueil téléphonique et physique et répondre aux demandes courantes des interlocuteurs
4. Gérer l'information, organiser l'archivage du service
- Assister en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information et de diffusion, de classement et de suivi de dossiers
- Réaliser des recherches documentaires diverses
5. Planifier et organiser les réunions du service et les agendas, rédiger et diffuser les comptes-rendus
PROFIL :
- Expérience d'au moins 3 années sur un poste similaire
- Maîtrise avancée des logiciels de bureautique Office et facilité à maitriser les logiciels ERP de la collectivité
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et connaissance des règles comptables serait un plus
- Savoir être à l'écoute des demandes et communiquer avec bienveillance, gérer les situations de conflit avec l'usager
- Savoir travailler en équipe, être dynamique, et faire preuve de rigueur
- Être autonome et avoir le sens de l'organisation
- Savoir traiter les dossiers dans des délais restreints et prioriser les tâches à effectuer
RENSEIGNEMENTS PRATIQUES :
- Statut : Contractuel
- Temps de travail : 50%
- Rémunération : Selon grille indiciaire de la Fonction Publique Territoriale et régime indemnitaire en vigueur (RIFSEEP)
- Avantages : Participation employeur à la mutuelle, prévoyance, titres restaurant, CNAS. Prise en charge de l'abonnement mensuel transports en commun pour les trajets domicile/travail
- Localisation : Prevessin-Moëns (Ain)
Horaires : Temps partiel - 17H30/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Rémunération statutaire + RIFSEEP
Description du poste :
Collaborateur(trice) directe de la responsable de l'administration générale du service et de son responsable opérationnel, l'assistant(e) administratif(ve) contribuera dans le cadre des tâches confiées à un fonctionnement fluide et efficace du service et la réalisation des projets par les missions principales suivantes :
1. Assurer le traitement des dossiers, et la saisie des documents et des comptes-rendus
- Rédiger et assurer le suivi des courriers, conventions, délibérations, décisions, comptes-rendus, rapports administratifs
- Réaliser des travaux de relecture et de mise en forme des documents
- Réaliser le suivi administratif des contrats et abonnement en cours
- Demander des devis
- Gérer et actualiser la base d'information sur les thématiques déchets
2. Appui budgétaire et suivi des factures
- Réaliser les engagements budgétaires, la gestion des bons de commande et aider au suivi budgétaire
- Assister à l'exécution administrative des marchés publics
3. Réaliser l'accueil téléphonique et physique et répondre aux demandes courantes des interlocuteurs
4. Gérer l'information, organiser l'archivage du service
- Assister en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information et de diffusion, de classement et de suivi de dossiers
- Réaliser des recherches documentaires diverses
5. Planifier et organiser les réunions du service et les agendas, rédiger et diffuser les comptes-rendus
PROFIL :
- Expérience d'au moins 3 années sur un poste similaire
- Maîtrise avancée des logiciels de bureautique Office et facilité à maitriser les logiciels ERP de la collectivité
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et connaissance des règles comptables serait un plus
- Savoir être à l'écoute des demandes et communiquer avec bienveillance, gérer les situations de conflit avec l'usager
- Savoir travailler en équipe, être dynamique, et faire preuve de rigueur
- Être autonome et avoir le sens de l'organisation
- Savoir traiter les dossiers dans des délais restreints et prioriser les tâches à effectuer
RENSEIGNEMENTS PRATIQUES :
- Statut : Contractuel
- Temps de travail : 50%
- Rémunération : Selon grille indiciaire de la Fonction Publique Territoriale et régime indemnitaire en vigueur (RIFSEEP)
- Avantages : Participation employeur à la mutuelle, prévoyance, titres restaurant, CNAS. Prise en charge de l'abonnement mensuel transports en commun pour les trajets domicile/travail
- Localisation : Prevessin-Moëns (Ain)
Horaires : Temps partiel - 17H30/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Rémunération statutaire + RIFSEEP