Description du poste :
Le poste consiste notamment à assurer le suivi des documents, devis, commandes, factures et échéances, à tenir à jour les tableaux de suivi et bases de données du service et à effectuer les relances nécessaires auprès des différents interlocuteurs.
Missions principales
Suivi des dossiers
- Ouvrir, mettre à jour et classer les dossiers.
- Centraliser les documents et informations nécessaires.
- Suivre les échéances et effectuer les relances.
- Identifier les pièces manquantes et alerter la responsable lorsque son intervention est nécessaire.
- Assurer le classement et l'archivage numérique et papier.
Suivi des travaux et dépenses
- Enregistrer et suivre les devis, commandes et factures.
- Mettre à jour les tableaux de suivi des travaux et des dépenses.
- Assurer les échanges administratifs avec les entreprises et prestataires.
- Participer au suivi budgétaire des dossiers.
Appui administratif
- Préparer les documents nécessaires aux dossiers et aux réunions.
- Assurer le suivi des courriers et courriels du service.
- Préparer les dossiers destinés aux notaires, collectivités, entreprises ou autres partenaires.
- Organiser les rendez-vous et réunions de la Responsable Immobilier et Juridique.
- Assurer l'accueil téléphonique et traiter les demandes courantes.
Compétences recherchées
- Bonne maîtrise d'Excel, Word et Outlook.
- Aisance avec les outils numériques et la gestion documentaire.
- Bonnes capacités rédactionnelles.
- La connaissance de Zeendoc est un plus.
- Une expérience dans l'immobilier, le bâtiment, le juridique ou le suivi administratif constitue un atout.
Profil
Nous recherchons une personne :
- rigoureuse et organisée ;
- autonome et capable de gérer plusieurs dossiers simultanément ;
- réactive et à l'aise dans les relances ;
- ayant un bon relationnel et une bonne qualité rédactionnelle ;
- discrète et respectueuse de la confidentialité ;
- capable de prendre des initiatives et d'alerter lorsque nécessaire.
Formation : Bac +2 souhaité ou expérience professionnelle équivalente.
Une expérience réussie dans l'assistanat ou la gestion administrative est souhaitée.
La connaissance de l'environnement immobilier ou du bâtiment est un plus.
Temps de travail : 80 % - lundi, mardi, jeudi et vendredi
Lieu de travail : Pontoise
Horaires : Temps partiel - 29H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Souhait?
Compétences
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Connaissance de Zeendoc - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Annuel de 24000.0 Euros à 28000.0 Euros - Selon profil Selon profil