Description du poste :
MISSIONS
Au sein de la direction des études, le/la secrétaire pédagogique sera chargé(e), sous la responsabilité du Directeur des Études et en coordination avec l'équipe pédagogique, des missions suivantes :
1. Accueil, information et accompagnement administratif des candidats
- Informer et orienter les candidats et partenaires extérieurs sur le dispositif VAE, ses modalités, étapes et formalités administratives.
- Assurer le suivi des demandes et parcours des candidats sur la plateforme France VAE.
- Veiller à la complétude, à la conformité et à l'actualisation des dossiers administratifs.
- Assurer le suivi des échéances nécessaires à la progression des parcours.
- Participer à la diffusion des informations sur la VAE auprès des publics et partenaires concernés.
2. Gestion administrative et suivi de l'activité VAE
- Élaborer et suivre les devis, contrats de formation, conventions et dossiers de financement.
- Assurer le suivi administratif des dossiers et le respect des échéances réglementaires et contractuelles.
- Vérifier les informations relatives aux certifications et diplômes concernés.
- Mettre à jour les données et suivre l'activité dans DIGIFORMA.
- Préparer les données administratives et financières nécessaires au pilotage du pôle.
- Élaborer et actualiser les tableaux de bord et statistiques de l'activité VAE.
3. Coordination et interface avec les interlocuteurs internes et externes
- Assurer l'interface entre le service VAE, les candidats, les partenaires et les services de l'IRTS.
- Gérer les appels, demandes d'information, courriels et courriers.
- Préparer les contrats des vacataires avec la responsable du pôle, transmettre les fiches de liaison et suivre les contrats avec les ressources humaines.
- Transmettre à la Comptabilité les éléments de facturation et en assurer le suivi.
- Élaborer et mettre en forme les documents administratifs du service : courriers, tableaux, comptes rendus et supports.
4. Contribution à la démarche qualité
- Participer à la mise en ?uvre et au suivi de la démarche qualité avec la responsable du pôle.
- Assurer l'envoi, le suivi et l'exploitation statistique des évaluations destinées aux candidats et vacataires.
- Collecter, actualiser et formaliser les éléments administratifs nécessaires à la démarche qualité.
- Veiller à la disponibilité et à l'actualisation des ressources documentaires et pédagogiques.
- Identifier les échéances et préparer les éléments de suivi et d'évaluation des actions qualité.
5. Participation à la vie du service
- Participer aux réunions de service et de suivi de l'activité.
- Rédiger les comptes rendus et suivre les décisions et actions de son périmètre.
- Contribuer à l'amélioration continue des procédures et outils de gestion administrative.
NIVEAU ET COMPÉTENCES REQUISES
- Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative.
- Maîtrise de Word, Excel et Outlook et capacité à utiliser des logiciels métiers.
- Organisation, gestion des priorités et respect des échéances.
- Rigueur, autonomie, fiabilité et sens de l'organisation.
- Capacités d'analyse, de synthèse et de rédaction.
- Aisance relationnelle et bonne communication écrite et orale.
- Travail en équipe et collaboration avec des interlocuteurs variés, notamment institutionnels.
- Réactivité et gestion des imprévus et urgences.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
Une expérience en gestion administrative de la formation professionnelle, en suivi de dossiers de certification ou en VAE serait appréciée.
CONDITIONS D'EMPLOI
- CDD à temps plein (1 ETP) de novembre 2026 au 31 août 2027
- Rémunération selon CCNT 15/03/66, annexe 2.
- Poste basé à Poitiers, déplacements occasionnels en région.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération à partir de 1867.02 euros