Secrétaire du bâtiment (H/F)

Description du poste :

Fiche métier Secrétaire du bâtiment
Définition
- La secrétaire du bâtiment s'occupe de l'organisation générale de la structure (groupe projet, service, entreprise, ...) et de la gestion et du suivi administratif de dossiers techniques (projet, mission, démarche qualité ...) .
- Assiste parfois un ingénieur dans ses expérimentations. Prend parfois part à des visites de chantier.
- Synchronise parfois une équipe.

Activités
- La secrétaire du bâtiment prend part au lancement d'appels d'offres (rédaction, émissions d'annonces officielles, ...) et au suivi des candidatures
- La secrétaire du bâtiment établit et saisit des dossiers de candidature de l'entreprise à un appel d'offres et s'occupe du suivi
- La secrétaire du bâtiment définit et tient à jour les outils de suivi d'activité de la structure à l'aide d'échéanciers, de tableaux de bord, ...
- Planifie les réunions du groupe projet ou de la structure et compose les comptes rendus
- La secrétaire du bâtiment informe les commanditaires, les clients sur l'avancée de leur dossier et fait suivre les procès verbaux, les échéanciers, l'état d'avancement
- La secrétaire du bâtiment s'occupe du suivi budgétaire et comptable de l'entité par des opérations de facturation, de relance de financeurs, de déblocage de fonds, de saisie d'écritures comptables
- La secrétaire du bâtiment effectue la saisie et la mise en forme des documents, les fait suivre et les range
- S'occupe de l'organisation des déplacements des membres de l'équipe ou du responsable
- La secrétaire du bâtiment effectue l'indexation, le classement et l'archivage de documents
- La secrétaire du bâtiment mène des recherches documentaires et les fait suivre ou les utilise
- La secrétaire du bâtiment décline et met en place une démarche, un plan d'action qualité (corrections, amélioration, mise en conformité, ...)
- S'occupe de sensibiliser et de former les personnels à la démarche qualité
- La secrétaire du bâtiment procède à l'impression des documents techniques (plans, maquettes, fiches techniques, ...)
- La secrétaire du bâtiment aide un ingénieur lors de travaux de laboratoire pour la préparation de matériel, le relevé de résultat, ...
- La secrétaire du bâtiment s'occupe de la gestion et du suivi de commandes, en cours de stocks, des retours de produits
- Prend part à des visites de chantier et évalue l'avancée des travaux

Niveau d'études recommandé
- Bac +2
- Bac Obtenu

Horaires : 35H/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Compétences

• Gestion administrative - Souhaité
• Logiciel de traitement de texte - Souhaité
• Logiciels de prise de rendez-vous - Souhaité
• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) - Souhaité
• Titre professionnel secrétaire assistant - Souhaité
• Titre professionnel secrétaire comptable - Souhaité
• Utilisation de logiciels de présentation - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Relayer de l'information - Souhaité
• Utiliser les outils numériques - Souhaité
• Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks - Souhaité
• Coordonner les réponses aux appels d'offres - Souhaité
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité
• Elaborer des tableaux de bord - Souhaité
• Faciliter la collaboration entre les équipes techniques - Souhaité
• Gérer la communication interne et externe - Souhaité
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants - Souhaité
• Gérer les communications internes sur l'avancement des projets - Souhaité
• Imprimer des documents techniques - Souhaité
• Maintenir à jour les dossiers administratifs - Souhaité
• Optimiser les processus administratifs techniques - Souhaité
• Organiser des réunions et des visites de chantier - Souhaité
• Participer à l'élaboration de dossiers administratifs (permis de construire par exemple) - Souhaité
• Préparer les dossiers techniques pour les réunions - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
• Réaliser la gestion des déplacements professionnels - Souhaité
• Rédiger des comptes rendus de réunion clairs et concis - Souhaité
• Rédiger des rapports de suivi d'activité - Souhaité
• Renseigner des supports de suivi d'activité - Souhaité
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Souhaité
• Suivre la comptabilité d'une structure - Souhaité
• Suivre l'avancement des projets techniques - Souhaité
• Tenir à jour des agendas personnels et partagés - Souhaité
• Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs - Souhaité

Qualités professionnelles