Description du poste :
Sous la direction du Directeur des Services Economiques et du Responsable Prestations aux Etablissements, vous travaillez en étroite collaboration avec l'ensemble de l'équipe pour assurer la bonne mise en ?uvre des contrats et prestations (externalisation de d'entretien des locaux, maintenance préventive et curative, gestion des déchets et des contrats d'énergies, postaux ou de transports etc.)
La coordination de la politique logement (gestion de baux et des logements), les projets de signalétique et l'accueil « banque », font également partie des missions du service.
A ce titre, vous :
-Tenez à jour le plan pluriannuel de renouvellement des contrats ;
-Assurez le suivi des prestations, contrats et des garanties liées à ceux-ci ;
-Réalisez avec le logiciel CEGID des bons de commande, validez les livraisons et gérez les réceptions ;
-Engagez et actualisez les commandes annuelles de baux et de marchés (CEGID) ;
-Assurez la gestion administrative des bons d'intervention/ de passage, complétez le registre de traçabilité des déchets ou de sécurité lorsque requis
;
-Gérez les litiges éventuels avec les prestataires, si besoin en lien avec le service juridique ;
-Tenez à jour le suivi administratif des logements médecins et patients (contrats de location, d'énergie, taxes etc) et répondez aux demandes d'achat de mobilier ;
-Assurez une permanence hebdomadaire pour l'activité de banque (argent de poche patients) ;
-Participez à renégocier, optimiser et harmoniser les contrats notamment en termes de facturation ;
-Suivez et contrôlez les engagements de dépense sur cette activité ;
-Rédigez des notes et correspondances à partir de consignes orales ou écrites ;
-Organisez, classez et tenez à jour les fichiers contacts ;
-Participez à la réception du courrier et des appels téléphoniques, traitez les courriels de la boite mail du service et en assurez la transmission ;
-Gérez matériellement l'organisation de réunions, des déplacements et rendez vous ;
-Répondez aux fiches d'évènements indésirables sur son activité et alertez en cas de dysfonctionnement ;
-Participez à la mise à jour du portail Intranet des services Economiques sur son activité.
Aptitudes requises :
-Qualités relationnelles ;
-Capacités rédactionnelles ;
-Esprit d'équipe et d'entraide ;
-Réactivité et hiérarchisation des urgences ;
-Rigueur et organisation ;
-Autonomie & capacité d'initiatives ;
-Maîtrise des logiciels informatiques : Word et Excel (utilisation quotidienne) ;
-Connaissance de logiciel d'achat type CEGID serait un plus.
2 jours par semaine à Picauville
1 jour par semaine à Cherbourg
Interventions ponctuelles sur les autres sites de l'établissement
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Souhait?
Compétences
- Législation sociale - Souhaité
- Concevoir des supports de suivi et de gestion - Souhaité
- Réaliser des déclarations réglementaires - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Rémunération Selon Convention Collective Nationale du 31 octobre 1951
Autres informations :
Ce poste peut être pourvu par une personne handicapée