Description du poste :
FINALITÉ DU POSTE
Assurer la gestion administrative quotidienne de la structure et le traitement des demandes entrantes, afin de garantir la fluidité de l'organisation et la qualité du suivi des dossiers. Le poste ne comporte pas d'accueil physique du public : les échanges se font par téléphone et par écrit.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Traitement des demandes entrantes
Réception et traitement des appels téléphoniques
Gestion de la boîte de réception : tri, réponse et suivi des courriels
Traitement des demandes reçues via les formulaires en ligne et les messageries
Renseignement de premier niveau et orientation vers le bon interlocuteur
Gestion administrative
Rédaction, mise en forme et envoi de courriers et de documents
Constitution, mise à jour et archivage des dossiers
Saisie et actualisation des données dans les outils internes
Traitement du courrier entrant et sortant
Organisation et planification
Tenue des agendas, planification des rendez-vous et des réunions
Préparation des dossiers et des documents nécessaires aux échéances
Suivi des délais et alerte en cas de risque de retard
Suivi administratif et comptable
Établissement et suivi des devis et des factures
Suivi des règlements et relances de premier niveau
Préparation et transmission des pièces au cabinet comptable
Suivi des commandes et des fournitures
COMPÉTENCES REQUISES
Savoir-faire
Maîtrise des outils bureautiques : traitement de texte, tableur, messagerie, agenda partagé
Expression écrite soignée et orthographe rigoureuse
Aisance avec les outils numériques et capacité à prendre en main un nouveau logiciel
Notions de gestion administrative et de facturation
Savoir-être
Aisance téléphonique et qualité de la relation à distance
Rigueur, méthode et sens de l'organisation
Capacité à gérer les priorités et à travailler en autonomie
Discrétion et respect de la confidentialité
Polyvalence et esprit d'équipe
Horaires : Temps partiel - 25H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Horaire de 13.0 Euros sur 12.0 mois
Description du poste :
FINALITÉ DU POSTE
Assurer la gestion administrative quotidienne de la structure et le traitement des demandes entrantes, afin de garantir la fluidité de l'organisation et la qualité du suivi des dossiers. Le poste ne comporte pas d'accueil physique du public : les échanges se font par téléphone et par écrit.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Traitement des demandes entrantes
Réception et traitement des appels téléphoniques
Gestion de la boîte de réception : tri, réponse et suivi des courriels
Traitement des demandes reçues via les formulaires en ligne et les messageries
Renseignement de premier niveau et orientation vers le bon interlocuteur
Gestion administrative
Rédaction, mise en forme et envoi de courriers et de documents
Constitution, mise à jour et archivage des dossiers
Saisie et actualisation des données dans les outils internes
Traitement du courrier entrant et sortant
Organisation et planification
Tenue des agendas, planification des rendez-vous et des réunions
Préparation des dossiers et des documents nécessaires aux échéances
Suivi des délais et alerte en cas de risque de retard
Suivi administratif et comptable
Établissement et suivi des devis et des factures
Suivi des règlements et relances de premier niveau
Préparation et transmission des pièces au cabinet comptable
Suivi des commandes et des fournitures
COMPÉTENCES REQUISES
Savoir-faire
Maîtrise des outils bureautiques : traitement de texte, tableur, messagerie, agenda partagé
Expression écrite soignée et orthographe rigoureuse
Aisance avec les outils numériques et capacité à prendre en main un nouveau logiciel
Notions de gestion administrative et de facturation
Savoir-être
Aisance téléphonique et qualité de la relation à distance
Rigueur, méthode et sens de l'organisation
Capacité à gérer les priorités et à travailler en autonomie
Discrétion et respect de la confidentialité
Polyvalence et esprit d'équipe
Horaires : Temps partiel - 25H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Horaire de 13.0 Euros sur 12.0 mois