Description du poste :
L'agence SOPRATEC basée à Cergy, spécialisée en délégation de personnel technique et ingénieurs, recherche pour l'un de ses clients expert dans les métiers de l'enveloppe du bâtiment un/une secrétaire travaux.
Au sein de l'agence basée dans le 92 et sous la responsabilité du directeur vous aurez pour missions :
Gestion administrative diverse : rédaction, diffusion et classement du courrier
S'assurer de la bonne diffusion des mails et en assurer le suivi
Gestion des demandes d'agrément et les contrats de sous-traitance
Gestion dématérialisée de la signature des contrats de sous-traitance et en assurer le suivi
Intégration systématique du SharePoint sur tous les chantiers pour améliorer les échanges avec les équipes
Jouer un rôle d'interface entre les différents acteurs du projet
Gestion de l'approvisionnement des fournitures
Suivi des réponses aux OS (relance,.)
Création et gestion des courriers reçus
Relance tous les mois les travaux pour les situations travaux
Gestion des délégations de pouvoir avec le service Prévention
Etablir les commandes prestataires fournisseurs pour les chantiers
Préparer et diffuser les dossiers de réunions : ordres du jour, comptes-rendus, etc
Participer à l'organisation d'évènements spécifiques
Vous maîtrisez les outils informatiques, disposez d'un excellent relationnel et êtes également très à l'aise à l'écrit.
Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation ainsi que votre sens des priorités.
Une première expérience et/ou connaissances des termes du bâtiment seront un atout pour le poste
Vous êtes attiré(e) par le secteur du BTP, cette offre est pour vous !
Horaires : 39H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Assistant de direction - Souhaité
- Gestion administrative - Souhaité
- Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) - Souhaité
- Procédures administratives - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks - Souhaité
- Coordonner les réponses aux appels d'offres - Souhaité
- Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité
- Gérer la communication interne et externe - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants - Souhaité
- Organiser des réunions et des visites de chantier - Souhaité
- Participer à l'élaboration de dossiers administratifs (permis de construire par exemple) - Souhaité
- Préparer les dossiers techniques pour les réunions - Souhaité
- Rédiger des comptes rendus de réunion clairs et concis - Souhaité
- Rédiger des rapports de suivi d'activité - Souhaité
- Relayer de l'information - Souhaité
- Répondre à un appel d'offres - Souhaité
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Rémunération Mensuel de 3000.0 Euros à 3500.0 Euros sur 12.0 mois