Description du poste :

Le poste
Dans le cadre du développement de notre entreprise spécialisée dans le bâtiment, nous recherchons une secrétaire administrative expérimentée dans le secteur du bâtiment, pour un poste en CDI à mi-temps.

Nous recherchons une personne sérieuse, organisée, rigoureuse, autonome et rapidement opérationnelle.

Expérience - INDISPENSABLE
Une expérience professionnelle dans le secteur du bâtiment est indispensable.

La candidate devra connaître les principales tâches administratives liées au bâtiment, notamment :

Devis et facturation

Suivi administratif des chantiers

Situations de travaux

Commandes et relations fournisseurs

Suivi des règlements et relances clients

Relations avec les sous-traitants

Gestion des documents administratifs liés aux chantiers

Missions principales
Gestion administrative
Accueil téléphonique et gestion des e-mails

Gestion du courrier

Classement et archivage des documents

Rédaction de courriers et documents administratifs

Mise à jour des dossiers clients et fournisseurs

Gestion des agendas et prise de rendez-vous

Clients et facturation
Réception et traitement des demandes clients

Préparation et envoi des devis

Suivi des devis

Préparation et envoi des factures

Suivi des règlements

Relance des impayés

Gestion des échanges avec les clients

Suivi des chantiers
Création et suivi des dossiers chantiers

Suivi administratif des travaux

Préparation des documents nécessaires aux chantiers

Suivi des commandes et livraisons

Suivi des plannings

Coordination des informations entre clients, fournisseurs et équipes

Fournisseurs et sous-traitants
Demande de devis fournisseurs

Passage et suivi des commandes

Vérification des factures fournisseurs

Suivi des documents administratifs des sous-traitants

Suivi des attestations et documents obligatoires

Comptabilité
En lien avec le cabinet comptable :

Préparation et classement des pièces comptables

Classement des factures clients et fournisseurs

Suivi des règlements

Préparation des éléments comptables

Transmission des documents au cabinet comptable

Compétences recherchées
Expérience confirmée dans le secteur du bâtiment

Maîtrise de Word, Excel et de la messagerie électronique

Bonne capacité rédactionnelle

Bonne organisation administrative

Autonomie et capacité à gérer plusieurs dossiers

Bonne communication téléphonique

Connaissance des devis, factures et situations de travaux

Qualités recherchées
Nous recherchons une personne :

Sérieuse et fiable

Organisée et rigoureuse

Autonome et réactive

Discrète et respectueuse de la confidentialité

À l'aise avec les clients et les fournisseurs

Ayant le sens des priorités

Conditions du poste
Contrat : CDI

Temps de travail : mi-temps

Rémunération : SMIC, selon la durée du travail

Mutuelle d'entreprise

Prise en charge d'une partie du Pass Navigo

Horaires : à définir

Lieu de travail : Paris 15

Prise de poste : Dés que possible

Une expérience dans le bâtiment est indispensable pour ce poste.

Horaires : Temps partiel - 25H/semaine
Travail en journée...

Profil recherché :

Compétences

Qualités professionnelles


Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 1333.59 Euros