Description du poste :
Il/elle assure l'accueil et l'orientation des visiteurs durant les horaires d'ouverture de la Fédération, la prise en charge du standard téléphonique, ainsi que l'exécution de tâches administratives courantes.
Ses missions:
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Prendre en charge des activités d'archivage
- Assurer la prise de notes lors de réunions, rédiger des comptes rendus
- Effectuer les prises de rendez-vous ou la planification de réunions
- Exécuter des travaux administratifs courants (vérification de documents, convocations à différentes instances, frappe et mise en forme de courriers, suivi de dossier administratifs, ...)
- Reçevoir, rédiger et transmettre les courriers et les courriels
- Veiller à la disponibilité des fournitures et consommables de la structure, et organiser le réapprovisionnement si nécessaire.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Bureautique et outils collaboratifs - Souhaité
- Classement, archivage - Souhaité
- Classement, archivage - Souhaité
- Environnement administratif, institutionnel et politique - Souhaité
- Environnement administratif, institutionnel et politique - Souhaité
- Guide des bonnes pratiques de l?organisation - Souhaité
- Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
- Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
- Techniques de numérisation - Souhaité
- Techniques de numérisation - Souhaité
- Techniques de secrétariat - Souhaité
- Techniques de secrétariat - Souhaité
- Utilisation de logiciels spécialisés - Souhaité
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Définir des besoins en approvisionnement - Souhaité
- Numériser des documents, médias ou supports techniques - Souhaité
- Numériser des documents, médias ou supports techniques - Souhaité
- Organiser l'agenda des réunions - Souhaité
- Organiser l'agenda des réunions - Souhaité
- Organiser le traitement des commandes - Souhaité
- Organiser le traitement des commandes - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 1851.0 Euros sur 12.0 mois