Description du poste :
Qui sommes-nous ?
Optimum Vie est une filiale du Groupe Optimum, un groupe financier diversifié et privé d'envergure internationale. Étant la seule société française d'assurance vie de propriété canadienne, nous sommes agiles dans la création de nos produits d'assurance vie afin qu'ils soient adaptés aux besoins réels de nos clients. Acteur de proximité, nous établissons une relation de confiance durable avec nos courtiers et nos partenaires. Notre taille humaine et notre expertise nous permettent une grande réactivité face aux nombreuses évolutions de marché.
Responsabilités spécifiques
En tant que Préposé.e à la Gestion Électronique des Documents (GED), vous aurez la charge de la gestion, de l'organisation, de la numérisation, de l'indexation et de l'archivage électronique des documents de l'organisation. Vous veillerez à la bonne application des procédures de gestion documentaire et au respect des règles de conservation, de confidentialité et de traçabilité.
-Numériser les documents papier selon les procédures établies (qualité, format, indexation).
-Classer, indexer et archiver les documents numériques dans l'outil GED (par mots-clés, métadonnées, typologie documentaire...).
-S'assurer de la conformité et de la traçabilité des documents traités.
-Participer à la mise à jour des plans de classement et des référentiels documentaires.
-Contribuer à la fiabilité et à la sécurité des données (droits d'accès, versions, sauvegardes).
-Apporter un soutien aux utilisateurs dans la recherche et la consultation des documents.
-Participer à l'amélioration continue des processus GED (optimisation des flux, automatisation, qualité des données).
-Assurer une veille sur la conservation des documents selon les délais légaux ou contractuels.
-Toutes autres tâches connexes.
Expérience/Formation
-Une première expérience en GED ou dans un service d'archives ou documentation est un atout.
-SMIC annuel brut
Qualités et aptitudes
Techniques :
-Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
-Connaissance des systèmes de GED
-Maîtrise des techniques de numérisation et d'indexation
-Notions en archivistique, gestion des données ou réglementation documentaire (RGPD, durée de conservation.)
Savoir-faire :
-Organiser l'information de façon structurée
-Identifier les documents à archiver selon leur typologie
-Utiliser des outils de classement, de recherche et d'extraction
-Suivre des procédures strictes
Savoir-être :
-Rigueur, discrétion, sens de la confidentialité
-Autonomie et esprit d'initiative
-Capacité à travailler en équipe et à communiquer avec différents services
-Sens du service et de l'organisation
Pourquoi travailler chez Optimum ?
Opportunité de joindre un groupe financier privé canadien d'envergure internationale solide et performant. Une organisation qui a su maintenir une ambiance chaleureuse, de proximité et qui est fière de ses valeurs corporatives et de son engagement philanthropique.
Quelques-uns de nos avantages :
-Travail en mode hybride et heures d'arrivée et de départ flexibles
-Managers accessibles et à l'écoute des besoins
-Environnement de travail stimulant, respectueux et axé sur le développement de ses employés
-Événements d'entreprise : activités sociales, conférences, défis sportifs et plus encore.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Rémunération SMIC annuel brut