Description du poste :
Au sein du Pôle Formation Continue, rattaché à la Direction des Formations et de la Vie Étudiante de la faculté des sciences et ingénierie de Sorbonne Université :
Localisation : Campus Pierre et Marie Curie - 4 place Jussieu 75005 Paris
Fonctions : Gestionnaire du Pôle formation continue
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative
CDD de 1 an.
A pourvoir dès que possible.
Mission :
La technicienne ou le technicien en gestion de la formation continue a en charge la gestion des personnes inscrites en formations certifiantes, qualifiantes ou diplômantes dans les domaines des sciences et de l'ingénierie sous différentes modalités telles que les diplômes nationaux, les diplômes universitaires ou interuniversitaires, stages qualifiants inter ou intra entreprise, la validation des acquis de l'expérience, la reprise d'étude, le passage d'unités d'enseignement .
Il ou elle accueille, informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Il ou elle exécute des actes administratifs, de gestion courante et financiers tels orientation, accueil, inscription, contractualisation, facturation, commande, relation client, suivi budgétaire, enquête de qualité, gestion de bases de données, logistique de la formation.
Il ou elle assure le montage et le suivi du plan de financement des personnes bénéficiaires de la formation.
Il ou elle travaille en étroite collaboration avec les ingénieures d'affaires, l'équipe financière du Pôle FC, les équipes administratives et pédagogiques des départements de formation et des UFR, les services supports budgétaire, financier et comptable.
Accueil, information :
- Accueillir et informer les divers publics de la formation continue, les enseignantes et enseignants, les partenaires extérieurs dans le cadre du développement de la Formation Tout au Long de la Vie
- Analyser les demandes de formation et identifier les dispositifs de formation professionnelle et de financement appropriés à la situation du stagiaire
Gestion administrative des activités du service :
- Collecter des informations auprès des responsables pédagogiques
- Établir des devis et montages de dossiers de demandes de financement
- Assurer la mise en place, le suivi et le contrôle des contrats et des conventions de formation
- Gérer la procédure d'inscription du candidat en lien avec les services de scolarité
- Assurer l'organisation (convocation, planning, émargement, etc.) et le suivi de la formation (attestation, fiches d'évaluation, enquête qualité.)
- Suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Maintenir à jour les dossiers et fichiers des stagiaires, assurer l'archivage digital
- Alimenter des bases de données
- Répondre aux enquêtes
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité et répondre aux exigences relatives à la démarche qualité via notamment le respect des procédures de gestion
- Tenir à jour les tableaux de suivi de l'activité de son périmètre
Gestion financière des activités du service :
- Collecter les accords de financement et les contrôler
- Facturer les financeurs
- Émettre les titres de recettes et les traiter jusqu'au dépôt auprès des financeurs accompagnés des pièces justificatives
- Produire des documents de contrôle de gestion
Reporting et Conformité :
- Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers et des éventuelles difficultés
- Apporter son appui dans le cadre de la démarche qualité en place dans l'établissement et au sein du pôle
- Préparer les documents demandés pour les audits internes et externes
- Participer à l'optimisation des outils de gestion et des procédures
Encadrement : NON
Horaires : 37H4/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Souhait?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Connaissance de la réglementation en comptabilité - Souhaité
- Maitrise de l?expression orale et écrite - Souhaité
- Autonomie, réactivité - Souhaité
- Rédiger des rapports ou des documents - Souhaité
- APOGEE, E-candidat, FCA manager, SIFAC+ - Souhaité
- Capacité d?adaptation aux différentes applications - Souhaité
- Sens du travail en équipe - Souhaité
- Très bonne maitrise des outils informatiques - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération A partir de 2083 euros brut mensuel