Description du poste :
Au sein du Département des Masters transversaux, composante du Service général de la formation initiale (SGFI) de la faculté des sciences et ingénierie de Sorbonne Université :
Localisation : 4 place Jussieu - 75005 Paris
Fonctions : Gestionnaire administratif et pédagogique
Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : Tech
BAP : J
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an).
A pourvoir à compter du 1er mai 2026.
Mission :
Placé-e sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif du département, la ou le gestionnaire a pour mission de réaliser des actes de gestion administrative et pédagogique du département dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion de scolarité.
Activités principales : (en Master Sciences Cognitives - en collaboration étroite avec la scolarité du master à l'Université Paris Cité
1) Gestion pédagogique
- Inscrire pédagogiquement dans le logiciel de scolarité apogée les étudiant-es
- Vérifier les inscriptions pédagogiques dans l'outil de scolarité Apogée
- Contrôler et valider les contrats pédagogiques
- Suivre les plannings d'enseignement, saisir des demandes de réservations de salles auprès du service du planning de l'université, gérer des changements de salles
- Préparer les examens, les partiels et les consultations de copies: élaborer des calendriers, réserver des amphis, créer des listes d'émargement et d'anonymat
- Préparer les jurys: lancer les calculs, éditer et vérifier les procès-verbaux, participer aux délibérations
- Éditer des relevés de notes et des attestations de réussite
2) Gestion administrative
- Inscrire administrativement les étudiant-es: vérifier les dossiers, valider les pièces-justificatives dans Apogée
- Gérer les transferts et les remboursements
- Procéder aux contrôles et aux modifications des inscriptions administratives dans le cadre des enquêtes SISE en collaboration avec la responsable administrative
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les étudiant-es et les enseignant-es
- Répondre aux messages électroniques des étudiant-es et des enseignant-es
- Gérer les conventions de stage, suivi des dossiers, veille réglementaire
Autres activités :
- Gestion des dossiers de recrutement des intervenants extérieurs du Master Cog-Sup pour les heures complémentaires et mise en paiement par la DRH
- Réaliser des statistiques
- Participer à l'organisation de taches ponctuelles du Département (semaine d'accueil à la rentrée de Septembre, cérémonie de remise des diplômes, etc...)
- Participer ponctuellement à la gestion administrative et pédagogique du Master Management de l'Innovation
Conduite de projets : Non
Encadrement : Non
Conditions particulières d'exercice :
- Le département des Masters Transversaux est soumis au calendrier universitaire officiel.
- Les congés des personnels sont posés en conséquence et de préférence en dehors du pic d'activité. (Septembre, janvier, juin)
Horaires : 37H4/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Souhait?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Disponibilité et réactivité - Souhaité
- Anglais minimum niveau B2 - Souhaité
- Capacité à interagir différents interlocuteurs - Souhaité
- Excellent relationnel et sens du travail en équipe - Souhaité
- Réglementation applicable à son domaine - Souhaité
- Maîtrise des outils informatiques pédagogiques - Souhaité
- APOGEE et MOODLE - Souhaité
- Utilisation outils informatiques de bureautique - Souhaité
- Prendre en compte les demandes et y répondre - Souhaité
- Polyvalence et capacité d?adaptation - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération A partir de 2083 euros brut mensuel