Description du poste :
Au sein du Département des Masters transversaux, composante du Service général de la formation initiale (SGFI) de la faculté des sciences et ingénierie de Sorbonne Université :
Localisation : 4 place Jussieu - 75005 Paris
Fonctions : Responsable administratif-ve et pédagogique du Département des Masters Transversaux
Catégorie : A
Corps : ASI
BAP : J
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).
A compter du 1er mai 2026.
Mission :
La/le responsable administratif-ve coordonne, sous l'autorité de la Directrice de département, les moyens humains et matériels nécessaires à la gestion pédagogique, administrative et financière du département et participe à la mise en ?uvre des actions stratégiques du projet d'établissement en matière de formation.
Elle/Il est l'interlocuteur-trice administrative-ve des directions et services de l'établissement et de la composante.
Activités principales :
Assurer la conduite du département et de ses projets, organiser l'appui aux équipes pédagogiques, prendre en charge les aspects administratifs et logistiques, diffuser l'ensemble des informations nécessaires à son bon fonctionnement et mettre en ?uvre les décisions issues du conseil de département et des conseils centraux de Sorbonne Université
Assurer l'encadrement des gestionnaires, permanents ou contractuels, rattachés au département et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de la gestion administrative et pédagogique
Coordonner l'organisation et le suivi du conseil de département
Préparer et exécuter le budget, aider à définir les axes prioritaires pour la préparation du budget ; assurer le suivi et l'analyse des dépenses et des recettes
Mettre en ?uvre et superviser les procédures liées à la formation
Concevoir et alimenter les tableaux de bord sur l'activité du département
Assurer une veille réglementaire, mettre en ?uvre l'archivage des documents du département
Gestion administrative et pédagogique du Master Management de l'Innovation :
Accueil physique et téléphonique, information et orientation des visiteurs : enseignants-chercheurs, étudiants, partenaires industriels et intervenants
Diffusion et affichage des différentes informations
Gestion des candidatures sur E-Candidat : vérification des pièces et traitement des candidatures
Gestion des candidatures « Études en France »
Gestion des entretiens pour l'entrée en Master
Gestion et suivi des inscriptions administratives
Gestion et suivi des inscriptions pédagogiques
Réservation des salles pour les cours et examens
Gestion des examens : organisation des épreuves, traitement des résultats, organisation des jurys de délibération
Organiser les relations externes et internes du responsable de la structure
Gestion des notes et édition des procès-verbaux
Gestion des conventions de stage
Délivrance de documents administratifs
Organisation du classement et de la conservation des documents
Gestion du tableau des temps de services pour le département
Gestion des dossiers de recrutement des intervenants extérieurs pour les heures complémentaires et mise en paiement par la DRH
Gestion des documents étudiants sur des répertoires numériques collaboratifs et partagés
Conditions particulières d'exercice :
Le département des Masters Transversaux est soumis au calendrier universitaire officiel. Les congés des personnels sont posés en conséquence et de préférence en dehors du pic d'activité. (Septembre, janvier, juin)
Conduite de projets : Oui
Encadrement : Oui : 1 agent B
Horaires : 37H4/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Souhait?
Compétences
- Exécuter la dépense et la recette - Souhaité
- Appliquer des règles financières - Souhaité
- Encadrer une équipe, gérer des conflits - Souhaité
- Utilisation des nouvelles Technologies - Souhaité
- Réglementation comptable publique - Souhaité
- Notion d?anglais appréciées - Souhaité
- Bonnes connaissances des outils bureautique - Souhaité
- Appétence pour l?innovation - Souhaité
- Réglementation de la gestion budgétaire - Souhaité
- Polyvalence et capacité d?adaptation - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération A partir de 2174 euros brut mensuel