Description du poste :
Au sein du Secrétariat de l'UFR d'Histoire de la faculté des lettres de Sorbonne Université.
Localisation :
- 2 rue Francis de Croisset 75018 Paris
- 17 cours de la Sorbonne 75005 Paris
Fonctions : Gestionnaire Pédagogique
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Emploi-type : Technicen-ne en gestion administrative
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an).
A pourvoir à compter du 1er mai 2026.
Mission :
Dans le but de garantir le bon fonctionnement de l'UFR, le ou la gestionnaire pédagogique assure l'accueil et l'information des étudiants et enseignants et participe à la gestion pédagogique des étudiants de licence 1 et 2, ainsi que des étudiants des autres UFRs qui sont en option dans notre UFR, en collaboration avec sa collègue.
Activités principales :
- Accueil physique et téléphonique et renseignements donnés aux étudiantes et étudiants sur les cursus
- Mise à jour des IPWEB (collections groupes, emplois du temps)
- Suivi des Inscriptions pédagogiques des licences, via IPWEB
- Information, assistance et conseil des personnels enseignants
- Participation à l'organisation de la rentrée universitaire et des sessions d'examens (Préparations des dossiers, mise en forme et édition de divers documents, édition des listings, des brochures, des EC, procès-verbaux.)
- Suivi pédagogique des étudiants sur Apogée : saisie et modification des inscriptions pédagogiques, saisie des notes, calcul des moyennes, vérification des validations, résolutions des problèmes liés à l'inscription pédagogique (non calculs, inscription manquée, changement de cursus et abandon, etc.)
- Diffusion de l'information diverse en interne et en externe (courrier, affichage, mailings, téléphone, etc.)
- Réponse messagerie informatique
- Participation à la journée « portes ouvertes »
- Diverses tâches administratives liées au fonctionnement de l'UFR
- A la demande de la responsable administrative, possibilité de se déplacer sur le site de Sorbonne pour renforcer l'équipe présente lors de charges de travail supplémentaires
- Possibilité d'un renfort pour la gestion financière sur le logiciel SIFAC+
- Saisie des charges d'enseignements pour la préparation du Dialogue de gestion
- Collaboration avec les UFR de la Faculté des Lettres
Encadrement : NON
Conditions particulières d'exercice :
- Mobilité géographique : poste nécessitant de se déplacer sur le site Sorbonne à l'UFR d'Histoire si besoin
- Travailler un samedi par an, les congés se prennent essentiellement suivant le calendrier facultaire
Horaires : 37H4/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Souhait?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Être organisé et gérer son activité - Souhaité
- Maitriser les logiciels bureautiques - Souhaité
- Planifier son travail - Souhaité
- Réglementation applicable à son domaine d?activité - Souhaité
- Connaissance IMPÉRATIVE du logiciel APOGÉE - Souhaité
- Capacité à hiérarchiser et à prioriser urgences - Souhaité
- Sens du contact et des relations humaines - Souhaité
- Proposer des améliorations - Souhaité
- Polyvalence et capacité d?adaptation - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération A partir de 2083 euros brut mensuel