Description du poste :
Pour notre service en charge de la gestion des gardiens(nes) et employé(e)s d'immeuble de copropriété, nous recherchons un/une assistant(e) administratif(ve) H/F
Poste à pourvoir à compter du 09/11/2026.
- Codification du courrier et des mails (variables).
- Constitution des dossiers de reprise et de fin de gestion.
- Envoi de mails aux organismes pour informer de la perte d'un immeuble ou d'une nouvelle gestion.
- Demandes de renseignements aux salariés (informations relatives aux congés, aux accidents de travail, reprises de travail après un arrêt de travail, documents.)
- Informer les salariés sur des demandes (nombre de jours de congés.)
- Envois de courriers et de documents aux salariés (attestations, cas de dispense, titres d'habilitation électrique, soldes de tout compte, dossiers " Mutuelle", rendez-vous de liaison, demandes de congés, bulletins de salaire.)
- Demandes d'authentification des titres de séjour
- Réclamer aux salariés les titres de séjour renouvelés
- Envois des factures aux comptables (médecine du travail, taxe sur les salaires, OPCO-EP, DUER.)
- Médecine du travail (mise à jour des effectifs, demandes et suivis des rendez-vous et des visites médicales d'embauche, des inscriptions, récupération des fiches d'aptitude à transmettre au gestionnaire RH Mandants, transmission des DUER et autres documents via le site).
- Relancer les organismes tels que la CPAM, France Travail (ex-Pôle emploi) et refaire une attestation si nécessaire.
- Récupération des documents auprès des différents organismes (situations de compte, attestations de pôle emploi, ...)
- Enregistrements des bordereaux de la taxe sur les salaires sur le site.
- Compléter le tableau des factures relatives à la formation professionnelle.
- Déposer les DUER sur le Portail numérique dédié.
- Préparation et envoi des CDD
- Gestion des appels téléphoniques.
- Classement, scan et préparation des archives.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée...
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Assistant de gestion et d'administration du personnel - Exigé
- Gestion des emails - Exigé
- Techniques de gestion administrative - Exigé
- Classer des documents - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
- Assurer la confidentialité des données - Exigé
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
- Contribuer à la gestion des ressources humaines - Exigé
- Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie - Exigé
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Exigé
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Exigé
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Exigé
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Exigé
- Répondre aux demandes d'information internes et externes - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
- Veiller au respect des échéances administratives - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Rémunération Mensuel de 2400.0 Euros - sur 13 mois sur 13 mois