Description du poste :
L'Institut français des relations internationales (Ifri) est le principal think tank traitant de questions internationales en France. Il organise environ 120 conférences ou séminaires par an en présentiel, en visioconférence ou en hybride.
Sous l'autorité du directeur exécutif, la personne recrutée assurera notamment les missions suivantes :
- Assister le directeur exécutif pour des tâches de nature administrative et organisationnelle
- Organiser des séminaires et conférences pour les différents centres de recherche de l'Ifri.
Cette mission inclut, entre autres, les tâches suivantes :
-Traiter et suivre les invitations via un logiciel de CRM
-Mettre en ligne les conférences et séminaires en aval et contribuer à leur exploitation en amont (vérifier la présence des participants, mettre en ligne des présentations PowerPoint ou des vidéos, etc.)
-Mettre en oeuvre la logistique des conférences et séminaires (déplacements des intervenants, réservation de salles, préparation des chevalets et de la liste des inscrits, accueil des participants, passage des micros, gestion de la visioconférence, etc.)
-Préparer les conférences et séminaires avec les autres fonctions de soutien impliquées (services généraux, communication, .) et avec les prestataires externes (interprétariat, restauration, .)
-Assurer le reporting des conférences et séminaires auprès de la direction
L'Ifri est un institut de renommée internationale qui accueille un public de haut niveau et a développé une culture de l'excellence. Rigueur, sérieux, disponibilité, réactivité et capacité à travailler en équipe sont des qualités attendues de tous ses salariés.
Pour ce poste, sont également demandés : Autonomie et polyvalence, Solides compétences en matière d'organisation, Capacité à travailler sous pression, à établir des priorités et à s'adapter pour répondre à des besoins changeants, Très bonne maîtrise des outils de bureautique, de visioconférences et de CRM, Capacité à mettre en ligne des contenus sur un site Internet, Capacité à s'adresser à différents publics et à traiter leurs demandes avec efficacité, discrétion et diplomatie, Excellent niveau de français à l'écrit et à l'oral, Très bon niveau d'anglais à l'écrit et à l'oral.
Formation et expérience :
- BAC+2/3 (formation conduisant à la fonction d'assistant de direction : BTS, DUT, Licence professionnelle ou Bachelor)
- Au moins cinq ans d'expérience
Conditions :
- Statut : CDI
- Rémunération : en fonction de l'expérience
- Début du contrat : dès que possible
- Lieu : 27 rue de la Procession, 75015 Paris (présence sur place requise tous les jours)
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Souhait?
Compétences
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Créer, organiser ou coordonner un évènement - Exigé
- Gérer un planning - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Organiser des déplacements professionnels - Exigé
- Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier - Souhaité
Langues
Anglais - Souhait?
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération en fonction de l'expérience
Description du poste :
L'Institut français des relations internationales (Ifri) est le principal think tank traitant de questions internationales en France. Il organise environ 120 conférences ou séminaires par an en présentiel, en visioconférence ou en hybride.
Sous l'autorité du directeur exécutif, la personne recrutée assurera notamment les missions suivantes :
- Assister le directeur exécutif pour des tâches de nature administrative et organisationnelle
- Organiser des séminaires et conférences pour les différents centres de recherche de l'Ifri.
Cette mission inclut, entre autres, les tâches suivantes :
-Traiter et suivre les invitations via un logiciel de CRM
-Mettre en ligne les conférences et séminaires en aval et contribuer à leur exploitation en amont (vérifier la présence des participants, mettre en ligne des présentations PowerPoint ou des vidéos, etc.)
-Mettre en oeuvre la logistique des conférences et séminaires (déplacements des intervenants, réservation de salles, préparation des chevalets et de la liste des inscrits, accueil des participants, passage des micros, gestion de la visioconférence, etc.)
-Préparer les conférences et séminaires avec les autres fonctions de soutien impliquées (services généraux, communication, .) et avec les prestataires externes (interprétariat, restauration, .)
-Assurer le reporting des conférences et séminaires auprès de la direction
L'Ifri est un institut de renommée internationale qui accueille un public de haut niveau et a développé une culture de l'excellence. Rigueur, sérieux, disponibilité, réactivité et capacité à travailler en équipe sont des qualités attendues de tous ses salariés.
Pour ce poste, sont également demandés : Autonomie et polyvalence, Solides compétences en matière d'organisation, Capacité à travailler sous pression, à établir des priorités et à s'adapter pour répondre à des besoins changeants, Très bonne maîtrise des outils de bureautique, de visioconférences et de CRM, Capacité à mettre en ligne des contenus sur un site Internet, Capacité à s'adresser à différents publics et à traiter leurs demandes avec efficacité, discrétion et diplomatie, Excellent niveau de français à l'écrit et à l'oral, Très bon niveau d'anglais à l'écrit et à l'oral.
Formation et expérience :
- BAC+2/3 (formation conduisant à la fonction d'assistant de direction : BTS, DUT, Licence professionnelle ou Bachelor)
- Au moins cinq ans d'expérience
Conditions :
- Statut : CDI
- Rémunération : en fonction de l'expérience
- Début du contrat : dès que possible
- Lieu : 27 rue de la Procession, 75015 Paris (présence sur place requise tous les jours)
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Souhait?
Compétences
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Créer, organiser ou coordonner un évènement - Exigé
- Gérer un planning - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Organiser des déplacements professionnels - Exigé
- Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier - Souhaité
Langues
Anglais - Souhait?
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération en fonction de l'expérience