Description du poste :
Oracom a près de 10 millions de lecteurs par an sur plus de 100 titres, dont une partie importante sur le pôle histoire
(CA de 26m? en 2023, env 65 personnes)
MISSIONS PRINCIPALES
Service client
- Réceptionner, qualifier et traiter les demandes des clients, lecteurs et partenaires (mails et téléphone)
- Traiter les réclamations clients en respectant les procédures établies
- Gérer la bibliothèque interne afin d'apporter des réponses adaptées aux lecteurs
- Centraliser et faire remonter les informations pertinentes aux rédactions
Service Auteurs / Contributeurs
- Assurer le suivi des relations avec les auteurs et contributeurs via l'outil Extranet
- Accompagner les contributeurs dans leurs relations Extranet avec les rédactions
Gestion de l'accueil
- Assurer l'accueil téléphonique et le transfert des appels
- Accueillir les visiteurs
- Réceptionner, trier et distribuer le courrier en interne
- Gérer l'affranchissement et les envois de courrier (interne et justificatifs rédactionnels)
- Commander les courses de coursiers, réceptionner et distribuer les livraisons
- Réceptionner et vérifier les livraisons et cartons
- Gérer les plis coursiers entrants et sortants selon les besoins des services
Logistique
- Participer à la préparation des commandes des boutiques
- Gérer les VAN hors shop en collaboration avec certaines rédactions
- Vérifier la bonne réception des paiements par virement en lien avec le service comptabilité
- Gérer les VAN « compléter votre collection » à la réception des bulletins papier
- Gérer les VAN à envoyer hors de France (suivi par email et via les sites)
- Participer à l'envoi de courriers et cadeaux aux lecteurs (abonnés, jeux-concours)
Services généraux
- Aider à l'organisation des réunions internes, visites partenaires et animations / événements internes
- Suivre et gérer les besoins du quotidien des collaborateurs (mobilier, fournitures, cartes de visite, papier à en-tête.)
- Participer à l'aménagement des locaux
- Gérer et suivre les tickets auprès du gestionnaire des locaux (demandes de réparation, réservation de salles)
- Suivre les petits travaux : demandes de devis, suivi des réparations
Soutien à l'équipe administrative
- Apporter un soutien administratif aux équipes (classement, tâches diverses)
- Aider à la préparation des envois de dépôts légaux
Horaires : Lundi à vendredi
Outils maitrisés :
- Suite bureautique : Outlook, Word et Excel
- Profil recherché :
- Bac+2 : gestion, assistant de direction, secrétariat, administration - TPE/PME
- Expérience : 2 ans - secrétariat, assistant administratif, aide logistique, hôte d'accueil
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Souhait?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Annuel de 24000.0 Euros à 24375.0 Euros sur 12.0 mois