Description du poste :
Nous recherchons un(e) Responsable Opérations & Événements dynamique et expérimenté(e) pour rejoindre l'Institut Innovation & Entrepreneuriat d'HEC Paris et le Creative Destruction Lab (CDL-Paris).
Dans ce rôle, vous serez responsable de la planification, de la coordination et de la mise en ?uvre de projets et d'événements à fort impact pour soutenir les entrepreneurs technologiques. Vous travaillerez en étroite collaboration avec des entrepreneurs de premier plan, des chercheurs, des dirigeants, des étudiants et des partenaires de l'écosystème à travers l'Europe et au-delà, en partenariat avec des universités telles que l'Université de Toronto et l'ESMT Berlin.
Environnement de travail :
HEC Paris est l'une des principales écoles de commerce en Europe, avec une mission conjuguant recherche, enseignement et engagement actif en faveur du développement durable.
L'Institut Innovation & Entrepreneuriat a été créé pour renforcer la mission de l'école et son impact sur la société en accompagnant les entrepreneurs dans tous leurs défis.
Au sein de l'Institut, le Deep Tech Center est dédié à l'entrepreneuriat deeptech, en soutenant les fondateurs scientifiques et techniques dans leurs problématiques business.
Le CDL-Paris est une initiative conjointe d'HEC Paris et du Creative Destruction Lab. Il accompagne actuellement des fondateurs techniques venus du monde entier dans l'un des programmes suivants : technologies climatiques, espace, intelligence artificielle et next-gen computing (avec d'autres à venir !).
Rôle et responsabilités
En tant que Responsable Opérations & Événements, vous jouerez un rôle clé dans le bon déroulement du cycle de programme du CDL-Paris, de ses événements et de la gestion des parties prenantes. Votre périmètre couvrira à la fois les opérations du programme et l'organisation événementielle.
Missions générales
- Gestion simultanée de projets & événements : Superviser plusieurs projets et événements en parallèle, en équilibrant différents niveaux de complexité et de risque. Garantir l'alignement avec les objectifs du programme et la qualité des résultats.
- Planification des programmes & activités : Développer des feuilles de route, attribuer les responsabilités, coordonner les ressources et gérer les plannings pour assurer une livraison réussie et ponctuelle.
- Mise en ?uvre des événements : Piloter la logistique des Sessions CDL (8-9 par an) et événements associés (dîners, réceptions, conférences sectorielles). Garantir une exécution fluide, en présentiel comme en ligne, en mettant l'accent sur l'hospitalité et l'expérience des parties prenantes.
- Engagement des parties prenantes : Créer des expériences exceptionnelles pour les mentors, fondateurs, investisseurs, professeurs et partenaires. Anticiper leurs besoins et assurer des interactions de qualité renforçant la réputation d'excellence du CDL.
- Gestion des prestataires & lieux : Identifier et réserver les lieux, gérer les relations avec les prestataires (traiteurs, audiovisuel, logistique), et négocier les contrats pour optimiser qualité et rentabilité.
- Gestion des ressources & outils : Administrer les outils organisationnels (Airtable, Notion, Salesforce, etc.), garantir l'intégrité des données, former et accompagner les membres de l'équipe. Analyser les données pour appuyer la prise de décision.
- Suivi budgétaire : Suivre et gérer les budgets des événements et programmes, en assurant une allocation efficace des ressources et une optimisation des coûts sans compromis sur la qualité.
- Amélioration continue : Collecter et analyser les retours, mettre en ?uvre des stratégies pour améliorer l'efficacité opérationnelle et la satisfaction des parties prenantes. Proposer et exécuter des idées innovantes pour enrichir l'expérience des participants.
Horaires : 40H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Animer, coordonner une équipe - Exigé
- Concevoir et gérer un projet - Exigé
- Identifier et sélectionner des fournisseurs, sous-traitants, prestataires - Exigé
- Mettre en oeuvre des actions de communication - Exigé
- Mettre en oeuvre l'organisation matérielle et logistique d'un événement - Exigé
Langues
Anglais - Souhait?
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération salaire fixe