Description du poste :
Présentation de l'entreprise :
Uniformation est le partenaire de référence pour la formation professionnelle et l'emploi des acteurs de la Cohésion Sociale.
En tant qu'OPCO, Uniformation soutient ceux qui s'engagent dans l'accompagnement de la personne, dans toutes les étapes de sa vie : une économie du quotidien répondant à des besoins sociétaux.
Nous conseillons et orientons nos adhérents dans les financements de la formation professionnelle, les politiques emploi notamment de l'alternance et les accompagnons sur des aspects d'ingénierie pédagogique et de parcours RH.
Dans le cadre de la gestion interne de l'entreprise, nous recherchons pour le siège d'Uniformation un(e) Secrétaire des services généraux H/F.
Lieu : Paris 12ème
Type de contrat : CDD de 6 mois
Date de début : Le poste est à pourvoir rapidement
Missions :
Vous aurez pour missions principales :
- Assurer l'accueil des interlocuteurs externes et internes sur place et au standard
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant (tri, enregistrement, diffusion, répartition, affranchissement, colis.)
- Assurer la gestion de la mise en place des salles de réunion et cafétéria (mobilier, matériel informatique, boissons, plateaux-repas.) et gérer les réservations de salles
- Assurer la gestion administrative des déplacements professionnels (commande de billets, taxi, coursiers...)
Vous serez également amené(e) à :
- Rédiger des mails professionnels
- Traiter et suivre des factures
- Gérer le suivi des commandes de fournitures et consommables
- Traiter des demandes d'interventions avec les prestataires
- Réaliser des activités administratives et d'archivage de dossiers
- Gérer les diverses demandes des collaborateurs (badges, cartouches, fournitures, etc.)
Profil recherché :
Vous êtes titulaire d'un baccalauréat professionnel dans le domaine du secrétariat, de l'accueil ou de la logistique.
Vous avez une première expérience concluante sur un poste d'accueil.
Vous savez maintenir une communication claire et professionnelle, à l'écrit comme à l'oral. Vous savez utiliser les outils bureautiques comme Excel et Outlook (connaissances de base).
Vous êtes réactif(ve), dynamique et doté(e) d'un bon relationnel. Vous savez faire preuve de discrétion.
En plus de votre rigueur, vous êtes connu(e) pour votre esprit d'équipe et votre organisation dans vos activités quotidiennes.
Vous vous reconnaissez dans ce profil et souhaitez évoluer au sein d'une structure dynamique en constante évolution ? Rejoignez-nous !
Salaire et avantages :
Salaire : 1823,03 ? brut sur 13,5 mois, 38h45 par semaine
RTT
Carte tickets restaurant
Participation aux frais de transport
CSE, complémentaire santé
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Bac pro métiers de l'accueil - Souhaité
- Communication interpersonnelle - Souhaité
- Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
- Règles et consignes de sécurité - Souhaité
- Techniques de gestion du stress - Souhaité
- Techniques de présentation professionnelle - Souhaité
- Utilisation de logiciels de tableur - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Assurer la confidentialité des informations - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
- Fournir des informations générales sur l'entreprise - Souhaité
- Garantir un suivi administratif - Souhaité
- Gérer les stocks de fournitures de bureau - Souhaité
- Maintenir une communication claire et professionnelle - Souhaité
- Maintenir un environnement de travail propre et organisé - Souhaité
- Rédiger des messages et des emails professionnels - Souhaité
- Relayer de l'information - Souhaité
- Surveiller les livraisons et les expéditions - Souhaité
- Traiter et suivre des factures - Souhaité
- Assurer la gestion de la mise en place des salles - Souhaité
- Assurer la gestion administrative des déplacements - Souhaité
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Mensuel de 1823.03 Euros sur 13.5 mois