Description du poste :
V&A Architecture recrute un(e) Office Manager / Assistant(e) de direction spécialisé(e) en agence d'architecture pour structurer et fluidifier notre organisation interne, au service de la production et de la croissance.
Qui sommes-nous ?
Fondée à Paris en 2016, V&A est une agence en développement (Paris, Nantes, Saint-Jean-de-Luz) avec une ambition forte de structuration et d'expansion.
Nous portons une culture d'exigence, d'efficacité et de collaboration, avec une maîtrise avancée des outils numériques et une organisation multi-sites.
Votre rôle
Vous êtes la colonne vertébrale de l'agence : vous sécurisez l'administratif, fluidifiez les process, et permettez aux architectes de rester concentrés sur la conception et les projets.
Missions principales (référent(e) support)
1) Office management & administration
- Gestion quotidienne de l'agence : fournitures, prestataires, déplacements, organisation interne
- Suivi des process internes, amélioration continue, mise en place de routines (checklists, templates)
2) Support de direction
- Gestion d'agendas, organisation de réunions, comptes-rendus, suivi d'actions
- Préparation de documents (courriers, dossiers, présentations)
3) Gestion administrative & financière des projets (MOE/AMO)
- Création/tenue des dossiers projets : conventions, OS, plannings, tableaux de suivi
- Suivi administratif des pièces : marchés, attestations, DOE (selon niveau)
- Suivi financier des projets : budgets, engagements, reste-à-faire, actualisation des tableaux de pilotage (en lien avec la direction et les chefs de projet)
- Préparation des devis et des contrats (missions, avenants, bons de commande) : mise en forme, contrôles, envoi et suivi des signatures
4) Facturation & coordination comptable
- Préparation de la facturation, suivi des relances, tableaux de trésorerie (en lien avec la direction et l'expert-comptable)
- Classement/archivage, préparation des éléments administratifs récurrents
Profil recherché
- Expérience en office management / assistanat dans un environnement exigeant (idéalement agence d'architecture / BTP / immobilier)
- Très rigoureux(se), fiable, sens de la confidentialité
- À l'aise avec les outils numériques / Office, gestion documentaire, tableaux de suivi (Excel/Sheets)
- Capacité à prioriser, tenir plusieurs sujets en parallèle, relancer sans lâcher
- Français impeccable à l'écrit ; anglais pro apprécié
Ce que vous trouverez chez V&A
- Une agence en croissance avec une vraie vision long terme
- Un poste central, avec impact direct sur la performance collective
- Une culture orientée qualité, efficacité, excellence, et amélioration continue
Contrat
- CDI (ou CDD évolutif selon profil) - Temps plein (possibilité 4/5e selon profil)
- Localisation : Paris (84 boulevard Malesherbes / 75008)
- Rémunération : selon expérience + montée en responsabilités
Candidature : Postulez en envoyant votre CV + lettre de motivation.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à créer, imaginer quelque chose de nouveau (nouveau produit, nouvelle solution, ?).
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération selon expérience et profil