Description du poste :
Missions principales
En tant qu'assistant(e) polyvalente, vous serez l'ambassadeur(rice) de la première impression donnée aux visiteurs(euses), partenaires et collaborateurs. Vous assurerez également un ensemble de missions administratives de soutien au bon fonctionnement de la société.
Accueil physique et téléphonique
- Accueil des visiteurs, partenaires et clients dans un cadre professionnel et chaleureux
- Gestion du standard téléphonique (filtrage, transfert des appels, prise de messages)
- Gestion des salles de réunion (réservations, préparation, rangement)
- Gestion des espaces communs (cuisine, salle à manger, tisaneries)
Tâches administratives
- Réception, traitement et distribution du courrier et des colis
- Gestion et suivi des stocks des fournitures de bureau
- Suivi / gestion des stocks (cafétéria, consommables copieurs, boissons, etc.)
- Interface avec les prestataires (livraison, maintenance, etc.)
- Suivi et archivage de documents administratifs simples - Impression de présentation et reliures
Réceptions et déplacements
- Organisation et gestion des déplacements : réservations train/avion/taxi sur la plateforme voyagesncf pour le train, et via une agence de voyage pour les avions.
- Commande de plateaux repas
- Aide à l'organisation des événements internes (petits-déjeuners, cocktails, séminaires)
Profil recherché :
- Expérience réussie d'au moins 5 ans dans un poste similaire, idéalement dans un environnement exigeant (cabinet d'avocats, finance, service haut de gamme)
- Présentation soignée, sens de l'accueil et du service client
- Excellente élocution et aisance relationnelle
- Polyvalence, rigueur, sens de l'organisation
- Dynamisme, Discrétion, fiabilité et ponctualité
- Maîtrise du pack Office (Outlook, Word, Excel, Power Point)
**Langue : Une bonne maîtrise de l'anglais professionnel est un atout.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Souhait?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Planification des tâches et gestion des priorités - Exigé
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé
- Assurer un accueil téléphonique - Exigé
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Gérer un planning - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Organiser des déplacements professionnels - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
Langues
Anglais - Exig?
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération Mensuel de 2800.0 Euros sur 13.0 mois