Assistant-e administratif-ve et commercial-e (H/F)

Description du poste :

Poste polyvalent mêlant Administration des Ventes, Ressources Humaines et Office management

Notre Société
Au c?ur de Paris, Trialog est une PME créatrice d'innovations technologiques grâce à son équipe de trente-cinq ingénieurs tournée vers ses clients français et européens.
Notre savoir-faire principal est le transfert des innovations à l'industrie sur les domaines de l'énergie (Smart Metering, Smart Grid), de la mobilité électrique (Smart Charging, Vehicle-to-Grid, Vehicle-to-Home), de la cybersécurité et la Privacy.

Contexte de l'offre
Les fonctions administratives et financières de Trialog sont constituées de deux personnes et rattachées directement à la Direction générale. Cette équipe gère les aspects administratifs et financiers ainsi que les services généraux. Elle intervient également sur le cycle commercial : gestion commerciale (commandes, factures, paiement, .) et support commercial (relances, CRM, support aux appels d'offres, .).
Afin de contribuer à ces activités, nous recherchons un-e Assistant-e administratif-ve et commercial-e.

Poste et missions
Sous la responsabilité de la Responsable administrative et financière et en lien avec l'équipe commerciale, vous avez en charge les missions suivantes :
- Gestion RH et administration du personnel : accueil, DPAE, inscription mutuelle, visites médicales, dossiers du personnel, arrêts maladie, congés, saisie des variables de paie, dossiers OPCO, .
- Services généraux : commandes de matériel/fournitures/courses, gestion des prestataires (ménage, fruits, immeuble, .), participation à la cellule « bien-être », .
- Gestion commerciale : enregistrement des commandes, préparation et émission des factures, suivi des paiements, relances, pré-comptabilité, .
- Support commercial : relances commerciales, entretien du CRM, réponse aux demandes de référencement administratif, support administratif aux réponses à appels d'offres, .
Ainsi, vous jouez un rôle clef dans l'articulation des activités de Trialog, ce qui vous amène à collaborer à la fois avec la Direction de Trialog, la Responsable administrative et financière, l'équipe commerciale, les ingénieurs et les différentes cellules internes (bien-être, RSE, administration SI, recrutement, .).
Votre fonction nécessite une présence dans les locaux au moins 4 jours par semaine.

Profil recherché
Bac+2 ou plus, titulaire d'un diplôme en administration, gestion ou commerce, vous êtes débutant-e ou vous avez une première expérience réussie dans un poste similaire.
Vous êtes disponible, ouvert-e, bienveillant-e et soucieux-se de l'harmonie générale.
Vous savez être autonome et travailler en équipe, avez une bonne communication et un bon relationnel.
Vous avez développé des compétences dans les domaines suivants :
- Administration
- Gestion RH
- Gestion commerciale
La connaissance des outils Sellsy, Spendesk et Silae est un plus.
Vous disposez d'un niveau en anglais écrit et oral suffisant pour prendre des appels et échanger des e-mails (niveau B1 minimum).


Modalités
Contrat à durée indéterminée (CDI) de 35 heures par semaine.
Salaire : 29 à 38 k? brut par an selon profil + intéressement. Convention collective Syntec (IDCC 1486).
Télétravail possible 1 jour par semaine.

Horaires : 35H/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Formations

Compétences

• Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) - Exigé
• Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement - Souhaité
• Collaborer avec l'équipe de vente pour atteindre les objectifs communs - Souhaité
• Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation) - Exigé
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Exigé
• Favoriser l'entente, la collaboration - Souhaité
• Gérer le personnel (pointages, notes de frais, suivi des formations) - Exigé
• Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux - Exigé
• Gérer les interactions en face-à-face : accueil des visiteurs et déplacements occasionnels - Souhaité
• Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients - Souhaité
• Parler une ou plusieurs langues étrangères - Souhaité
• Administration du personnel - Exigé
• Gestion des prestataires et fournisseurs - Souhaité

Langues

Qualités professionnelles