Description du poste :
HumainEA, cabinet de recrutement spécialisé dans le sourcing et la qualification de candidats, recherche pour l'Assemblée nationale, un responsable du bureau du courrier de la présidence (H/F). Poste à pourvoir dès que possible en contrat de droit public d'une durée de 3 ans à temps plein à Paris, renouvelable, CDIsable (7ème arrondissement).
Missions et activités :
Au sein du Secrétariat général de la Présidence (division du Secrétariat général - SGAP), le chef du bureau du courrier de la Présidence est placé sous l'autorité de la Cheffe de cabinet et de la Directrice de cabinet de la Présidence.
Encadrement et coordination
- Encadre les agents affectés au bureau du courrier de la présidence : un administrateur fonctionnel de la solution de gestion électronique des documents (GED) et un rédacteur polyvalent, tous deux de catégorie B ;
- Veille au respect des règles de sécurité et de confidentialité de tous les documents et informations circulant au sein du bureau du courrier de la présidence ;
- Met en place les objectifs et les nouveaux projets conçus avec la direction du cabinet ;
- Elabore et fait valider par la direction le planning et les demandes de congés.
Gestion du courrier de la présidence et de la permanence téléphonique
- Fait valider le circuit du courrier et les réponses types émanant du bureau du courrier de la présidence par la Cheffe de cabinet ;
- Supervise l'établissement du bilan statistique hebdomadaire issu des données de l'application GED en fonction des demandes exprimées par le cabinet ;
- Veille à l'application de toutes les procédures du bureau du courrier de la Présidence ;
- Supervise l'archivage réalisé par la Direction des Systèmes d'Information (DSI) ;
- Assure la permanence téléphonique à la demande des membres du cabinet de la Présidence ;
Rédaction de courriers
- Rédige certains projets de réponse type à la signature de la Présidente, de la directrice de cabinet ou de la cheffe de cabinet en accord avec le cabinet ;
- Supervise et contrôle la mise en ligne dans l'application des modèles de réponses à destination des Assistants de direction et de gestion suivant la charte définie par le cabinet ;
- Rédige les notes de présentation du service et de synthèse pour le cabinet ;
Supervision de la GED
- Gère le développement de la GED en fonction des besoins du cabinet de la Présidence et veille au bon déroulement des mises à jour du logiciel de GED ;
- Validation de la préparation de la base de données de la GED sur le serveur de la présidence réalisée par la DSI
- Habilitation des postes informatiques à consulter le serveur de la présidence à la demande du cabinet ;
- Assure l'interface avec le cabinet et les services de l'Assemblée nationale (SGAP, DSI) concernant la circulation du courrier numérisé dans le logiciel de GED ;
- Présente l'application GED aux membres du cabinet.
Compétences attendues :
Compétences techniques
- Connaissance sur l'organisation et le fonctionnement de l'Assemblée nationale
- Management et accompagnement à la conduite du changement au sein du bureau du courrier de la Présidence ;
- Rédaction de courriers et de notes ;
- Bonne connaissance des outils informatiques, en particulier : Pack Office et logiciel de GED
Savoir-faire
- Travail en équipe
- Rigueur et organisation
- Respect des procédures
- Sens des responsabilités
Savoir-être
- Discrétion absolue
- Disponibilité
- Capacité d'adaptation et d'anticipation
- Capacité d'écoute et d'analyse
- Sens de l'initiative
- Sens de l'accueil et des relations humaines.
Diplôme requis : Bac +2 ou équivalent.
Expérience professionnelle attendue : 5 années au moins dans le domaine d'activité
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Rémunération Salaire fixe sur 12 mois à définir selon le profil
Autres informations :
Ce poste peut être pourvu par une personne handicapée