Description du poste :
Sous la responsabilité de la directrice générale, en lien avec les autres fonctions support du siège, vous
accompagnerez la Direction générale dans l'organisation de ses activités. Vous jouerez un rôle clé dans la gestion administrative, la coordination des activités de la direction générale, la gestion et la logistique des réunions et évènements, la communication interne et externe et le support opérationnel et la gestion de projets.
Vos missions s'inscriront dans les principaux domaines suivants :
Gestion administrative
- Assurer le secrétariat de la Direction générale et du Président
- Préparer, mettre en forme, suivre, reproduire et diffuser tout document : rapports, comptes-rendus, courriers, présentations, rapport d'activité annuel.
- Organiser et classer les documents physiques et numériques
- Suivi administratif : tableaux de bord, reporting, relances, mise à jour de bases de données et fichiers internes, suivi des dossiers transversaux tels des contrats ou des conventions.
- Traiter et enregistrer le courrier entrant et sortant. Le communiquer à la Direction générale et en assurer le dispatching.
- Gérer les habilitations bancaires des nouveaux administrateurs.rices, directeurs.rices et trésoriers de groupe
(et retraits des habilitations bancaires)
- Gérer des dossiers administratifs (assurances, legs et assurances vie.)
- Effectuer les déclarations de sinistres du siège auprès des assurances.
Coordination des activités de la direction générale
- Centraliser, analyser et hiérarchiser les informations entrantes et les communiquer en évaluant et graduant les urgences.
- Interface privilégiée entre la direction, les collaborateurs et les partenaires externes.
- Gérer les priorités, alertes, délais, échéances et engagements de la direction générale.
- Assurer la préparation logistique et documentaire des rendez-vous : dossiers préparatoires, supports de présentation, notes de contexte.
- Suivre et diligenter les actions post-réunion : synthèses, comptes rendus, diffusion, relances.
Gestion et logistique des réunions et évènements
- Organiser les évènements internes : séminaires, journées d'équipe, CODIR (en lien avec le Directeur national des ESMS), comités thématiques, réunions et événements des instances CA, AG et JNA .
- Assurer la gestion opérationnelle sur place : accueil, coordination des intervenants, résolution d'imprévus.
- Élaborer les ordres du jour, animation logistique des séances, rédaction rigoureuse des comptes rendus.
- Assurer le suivi des décisions, mettre à jour les plans d'actions, relancer les responsables.
- Organiser complètement les déplacements (itinéraires, réservations, notes de frais, dossiers de voyage.).
Communication interne et externe
Support opérationnel et gestion de projets
Logistique et administration générale
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Planification des tâches et gestion des priorités - Exigé
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Annuel de 38000.0 Euros à 40000.0 Euros sur 12.0 mois