Description du poste :
Gitec Mathurins accompagne une organisation professionnelle nationale dans le cadre du recrutement de son/sa futur(e) Assistant(e) de Direction rattaché(e) à la Direction de la Communication.
Vos missions
Véritable bras droit de la Directrice de la Communication, vous intervenez sur un périmètre varié alliant assistanat de direction, coordination et gestion de projets.
Assistanat de direction :
Gestion d'agenda complexe et organisation des déplacements
Rédaction, mise en forme et diffusion de documents
Organisation de réunions et d'événements (réservations, convocations, supports, logistique)
Coordination interne :
Interface avec les équipes de la direction et coordination des contributions
Suivi de dossiers en lien avec les chargés de mission
Mise à jour de documents et bases de données
Organisation et gestion :
Coordination de l'activité d'assistanat au sein de la direction
Suivi budgétaire en lien avec la Directrice
Gestion des factures et relations avec la direction financière
Contribution à la démarche qualité
Gestion de projets et événements :
Organisation d'événements institutionnels (séminaires, v?ux, salons.)
Pilotage de prestataires (devis, sélection, suivi de production)
Gestion des invitations et coordination logistique
Mise en ?uvre de supports de communication (goodies, outils, contenus)
Intégration de contenus sur l'intranet
Profil recherché
Formation Bac +2/3 en assistanat, gestion ou communication
Expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement en environnement institutionnel ou associatif
Excellentes capacités d'organisation, rigueur et sens des priorités
Aisance relationnelle et sens du service
Bonne maîtrise des outils bureautiques et digitaux
Capacité à gérer plusieurs projets simultanément
Pourquoi rejoindre ce poste ?
Une fonction centrale et polyvalente
Un environnement dynamique et collaboratif
Une forte dimension organisationnelle et événementielle
Horaires : 39H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 35000.0 Euros sur 12.0 mois