ASSISTANTE ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE (H/F)

Description du poste :

Missions
Effectuer le suivi administratif et commercial des clients
Participer au développement de la structure en collaboration avec le gérant

Situation chez ASSISTANCE SECRETARIAT
Echelon hiérarchique supérieur Gérant
Postes qui dépendent du titulaire Néant

Moyens mis à disposition
Ordinateur
Pack Office
Téléphone portable
Véhicule de société

Relation de travail
Internes Externes
Gérant
Collègues Clients
Partenaires clients
Fournisseurs

Marge d'autonomie
Travail en toute autonomie chez les clients.

Activités / Tâches
Administratif (liste non exhaustive) :
Rédaction de courriers, rapports, CR, notes.
Travaux de saisie
Création et suivi de tableaux de bord
Relation avec les partenaires (comptable, avocat, assurances.)
Aide à la réponse aux appels d'offre
Suivi de trésorerie
Prise de notes
Retranscription audio
Mise en forme de diaporamas
Mise en place d'outils de gestion
Mise à jour de sites internet
Suivi de dossiers RH (plan de formation, demandes de prise en charge, contrôle des feuilles de paie et règlement, mise en place de fiches de poste, accompagnement au recrutement de personnel)
Archivage, classement.

Commercial (liste non exhaustive) :
E-mailing
Prospection
Relance impayés
Relance devis
Etablissement de factures/devis
Suivi des règlements clients/fournisseurs
Demande de prix fournisseurs

Compétences requises

Formation initiale et professionnelle
Formation en administratif, pas de niveau requis, mais une expérience variée et significative est importante.

Savoir-faire et expériences
Maîtrise outil informatique (WORD, EXCEL, POWERPOINT, OUTLOOK)
Adaptabilité à d'autres logiciels (logiciels internes)
Expérience variée en termes de domaines d'activité

Qualités personnelles requises
Contact facile
Adaptabilité à des environnements de travail différents
Rigueur dans les tâches effectuées qu'elles soient répétitives ou ponctuelles
Envie de s'investir dans l'entreprise comme chez nos clients.
Très bon niveau en français tant à l'écrit qu'à l'oral
Discrétion
Autonomie
Curiosité à se tenir informée des évolutions, des nouveautés en termes de législation.

Remarques
Anglais serait un plus
Déplacements réguliers chez les clients pour travail sur site

Horaires : 35H/semaine
Travail en journée...

Profil recherché :

Compétences

• Techniques de gestion administrative - Souhaité
• Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement - Souhaité
• Assurer un support commercial soutenu : prospection, vente de produits et services additionnels - Souhaité
• Collaborer avec les équipes internes pour répondre aux demandes clients - Souhaité
• Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation) - Souhaité
• Définir et hiérarchiser les priorités en fonction des objectifs fixés - Souhaité
• Développer et fidéliser la relation client - Souhaité
• Développer l'esprit d'équipe - Souhaité
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité
• Etablir des rapports de vente détaillés - Souhaité
• Favoriser l'entente, la collaboration - Souhaité
• Gérer le personnel (pointages, notes de frais, suivi des formations) - Souhaité
• Gérer les échéanciers et les agendas du manager et des commerciaux - Souhaité
• Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux - Souhaité
• Gérer les ventes de la commande à la livraison, en s'assurant des délais convenus et de la conformité des conditions contractuelles aux procédures internes - Souhaité
• Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients - Souhaité
• Mettre en place des partenariats stratégiques - Souhaité
• Préparer ou établir des propositions commerciales, rédiger les offres de prix, élaborer des devis - Souhaité
• Répondre à un appel d'offre - Souhaité
• Traiter les demandes spéciales des clients - Souhaité

Qualités professionnelles