Assistant de direction (H/F)

Description du poste :

Dans le cadre de la structuration du service production et organisation des activités pédagogiques, l'association Temps Jeunes & ACSV recherche un.e assistant de direction.

Le/la l'assistant de direction intervient en appui transversal à la responsable du service production et organisation des activités de l'association. Poste clé dans la structuration et la fiabilisation des process, il/elle contribue à la fluidité de l'information, à la qualité du suivi administratif des activités et au bon déroulement des séjours avant, pendant et après les départs.

MISSIONS PRINCIPALES :

Intégré(e) à une équipe de 6 à 9 personnes selon la saisonnalité, le/la chargé.e de gestion administrative et organisation aura pour missions :

1. Assistance directe à la Responsable du service

Assurer le suivi de dossiers transversaux à la demande de la responsable de service.
Mettre à jour, centraliser et structurer les documents et outils du service (drives directeurs, tableaux de bord, documents partagés).
Veiller à la bonne circulation de l'information dans le service et assurer la communication et la transmission des informations auprès des équipes pédagogiques.

2. Soutien transversal à l'organisation des séjours

Assurer un appui administratif à la permanence pédagogique (suivi des demandes, réponses aux sollicitations).
Participer à la préparation des convoyages : saisie des informations dans l'outil métier, préparation des convocations, création des schémas de transport.
Réceptionner, relancer et contrôler les documents de fin de séjour : comptabilité, cartes bancaires, registres de présence, contrats, frais médicaux, etc.
Superviser l'ensemble des aspects administratifs liés à l'organisation et au suivi des séjours de vacances.

3. Renfort à la prospection pour les séjours à l'étranger

Participer à la prospection d'hébergements et d'activités à l'étranger : recherches, premiers contacts, analyses comparatives.

PROFIL RECHERCHE
Formation en gestion administrative (Bac +2 recommandé).
À l'aise dans des environnements dynamiques et multi projets.
Sensibilité au secteur de l'éducation populaire avec expérience dans l'animation de séjours de vacances souhaitée.
Permis B nécessaire.
Maîtrise de l'anglais oral et écrit indispensable.

COMPETENCES CLES
Organisation administrative et gestion des priorités.
Capacité d'analyse, de synthèse et de mise en forme de données.
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Google Workspace, Excel/Sheets, Drive).

SAVOIR-ETRE
Rigueur et sens aigu de l'organisation.
Autonomie, fiabilité et sens des responsabilités.
Réactivité et adaptabilité en période de forte activité
Aisance relationnelle
Adhésion aux valeurs éducatives et associatives de l'association.

CONDITIONS PARTICULIÈRES
Temps de travail : temps plein annualisé (35 h).
Période d'activité forte : De mi-mai à mi-août.

Congés* :
- 15 jours en sept/oct selon planning des séjours
- 15 jours pendant les vacances de Noël
- 1 semaine supplémentaire à définir avec le responsable de service en fonction de l'activité du service
*Négociable selon projet personnel éventuel sur certaines périodes.

Disponibilités : travail le week-end pendant les vacances scolaires (en roulement avec le reste de l'équipe).
Mobilité : déplacements ponctuels à prévoir sur nos centres de vacances.
Télétravail : possible de manière ponctuelle, selon les modalités d'accord d'entreprise, à raison de 1 jour par semaine, hors vacances scolaires.
Prise de Poste : dès que possible

Horaires : 35H/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Compétences

• Collecter et analyser des données, des informations - Souhaité
• Créer, organiser ou coordonner un évènement - Souhaité
• Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative des contrats - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Relayer de l'information - Souhaité

Langues

Qualités professionnelles