Description du poste :
Missions principales
La personne recrutée aura la charge du suivi administratif des actions de formation et veillera au bon déroulement des actions avec notamment les missions suivantes :
Accueil & communication
- Accueil du public
- Gestion du standard téléphonique et boîte mail
- Interface avec les apprenants, formateurs, partenaires, prospects, clients .
- Communication avec les clients, partenaires, sur les événements, stage, examen, bilans.
- Inscription des actions sur les plateformes de référencement et site internet
o Ouverture des sessions de formation
o Actualisation des informations
o Mise à jour du catalogue en ligne et site internet
Gestion administrative des formations
- Gestion des demandes d'inscriptions en formation, informations collectives sur tous les canaux, plateformes
- Création de devis, convention de formation sur toutes plateformes (DIGIFORMA, CPF, France VAE)
- Organisation des job dating et préparation des RDV avec la Chargée de formation
- Préparation des classeurs pédagogiques et des documents des groupes :
o Fiches apprenants, Conventions de stage, attestations d'entrée en formation)
o Documents de suivi, émargement, livret de stage
- Suivi des émargements et des absences sur les plateformes KAIROS / Région /SOWESIGN -
- Suivi de rémunération MAREMU / KAIROS
- Réservation de locations salles
- Gestion des rappels et suivi des jalons de l'action
- Suivi qualité des actions conformément au RNQ Qualiopi
Examens & bilans
- Organisation des sessions d'examen
- Préparation des documents liés à l'inscription aux examens
- Impression et préparation des dossiers d'examen (dossier professionnel - livret ECF)
Relations
- Chargée de formation
- Responsable administrative
- Direction
- Clients et partenaires
Qualités attendues :
- Organisation
- Réactivité
- Maitrise Pack office
- Qualités relationnelles : Adaptabilité, rigueur, sens du service, bonne expression écrite et orale
Prise de poste au 4 mars 2026
N'hésitez pas à envoyer votre CV et une lettre de motivation !
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Législation sociale - Souhaité
- Organiser la logistique des recrutements et des formations - Souhaité
- Mettre à jour les dossiers individuels des salariés (changement de situation, évolution de carrière, etc.) - Souhaité
- Réaliser des déclarations réglementaires - Souhaité
- Concevoir des supports de suivi et de gestion - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération Mensuel de 1972.00 Euros sur 12.0 mois