Description du poste :
Le Centre Hospitalier d'Orthez recherche un adjoint administratif chargé du secrétariat de la Direction, et des EHPAD / USLD.
L'assistant travaillera sous la coordination du Directeur général, et des Directeurs adjoints, et en lien avec la secrétaire des relations usagers. Une connaissance du droit hospitalier sera appréciée.
II - Activités principales
Pour le secrétariat de Direction :
- Accueil des personnes (Direction et EHPAD / USLD)
- Gestion de l'agenda du Directeur général (RDV, réservations hotel.)
- Réception et traitement des appels téléphoniques et mails
- Organisation de réunions, visites, .
- Traitement des courriers, dossiers et documents
- Conception et réalisation d'outils dans son domaine d'activité
- Publication des informations et notes en interne (padlet- intranet) / externe (facebook.) ;
Pour le secrétariat des EHPAD / USLD :
- Accueil des personnes (Direction et EHPAD / USLD)
- Assurer la permanence téléphonique,
- Recevoir les familles et leur faire visiter la structure en collaboration avec le CDS,
- Garantir la constitution et le suivi des dossiers administratifs des résidents,
- Répondre aux problématiques administratives des résidents et de leur famille,
- Assurer la communication institutionnelle auprès des familles,
- Permettre le relai des informations aux familles, en favorisant un lien de qualité avec l'institution,
- Réceptionner, trier et transmettre le courrier des résidents,
- Traiter, en lien avec le Directeur des EHPAD/USLD et le Directeur des relations usagers, les plaintes et réclamations,
- Organiser et participer aux instances : CVS, commission restauration,
- Organiser les élections des représentants des résidents, des familles et du personnel à chaque fin de mandat : CVS, commission restauration ;
- Assurer la tenue du registre des entrées et sorties, et renseigner au réel la capacité de la structure en transmettant les informations au bureau des entrées CHO,
- Transmettre des données administratives adaptées (bureau des entrées, notaire, caisses de retraite.) dans le respect du secret professionnel en accord avec le Directeur des EHPAD/USLD.
Profil recherché : une première expérience dans le secrétariat de direction / communication est impérative, dans la Fonction Publique serait un plus.
Pour postuler : merci de transmettre CV + lettre de motivation obligatoire à l'attention de Madame Sophie BOURGUINE - Directeur des ressources humaines
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Souhait?
Compétences
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
Rémunération selon profil