Description du poste :
Le Service Urbanisme Aménagement et Développement du Territoire (SUADT) porte les politiques publiques en faveur d'un développement équilibré du territoire intégrant les enjeux de transition énergétique et écologique, et de limitation de l'artificialisation. Il pilote la mise en ?uvre des feuilles de route sur la transition écologique et le climat de la DDT.
Dans l'attente d'un nouveau recrutement de fonctionnaire, le service a besoin d'une personne contractuelle pouvant assurer les fonctions de secrétariat et d'assistance du service pendant 6 mois.
Les missions d'assistance du SUADT sont les suivantes :
- Gestion du courrier « papier » : réception et envois, gestion des parapheurs (suivi et contrôle)
- Gestion des messageries électroniques du service
- Accueil téléphonique du service
- Appui spécifique aux différents pôles du service, en particulier le pôle urbanisme
- Suivi logistique du service : gestion des fournitures, du matériel informatique, suivi des prévisions de congés, suivi des campagnes d'entretien annuels, etc...
- Classement et archivage en relation avec les différents pôles du service
- Appui à l'organisation des différentes commissions (CDNPS, Pôle EnR, CDPENAF)
- logistique : salles, matériel, envoi des invitations et ordre du jour, vérification de l'atteinte des quorums, accueil des participants
- participation à la production des documents supports préparatoires
Formation : compagnonnage par des personnes expérimentées sur les missions à exécuter. Travail en binôme lors de la prise de poste.
Liaison hiérarchique :
Chef du service urbanisme, aménagement et développement du territoire (SUADT) et son adjointe.
Relations internes et externes (non exhaustif)
Pôles du SUADT
Autres services de la DDT,
Public et usagers
Compétences :
Connaissances
Maîtrise des outils bureautiques « open office »
Connaissance de l'environnement administratif
Compétences transversales
Qualités rédactionnelle et orthographique
Bonne organisation et rigueur
Bonne expression orale
Compétences relationnelles
Savoir communiquer avec le public
Savoir diffuser l'information,
Savoir travailler en équipe, en réseau.
Conditions :
Matérielles
Bureau partagé
Candidature: CV et lettre de motivation obligatoire.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Exig?
Compétences
- Utilisation de logiciels spécialisés - Souhaité
- Environnement administratif, institutionnel et politique - Souhaité
- Techniques de secrétariat - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Horaire de 12.02 Euros sur 12 mois