Description du poste :
Assister les directeurs dans la gestion administrative des entités :
- Accueillir, informer et orienter les visiteurs, en anglais si nécessaire : enseignants-chercheurs, doctorants, partenaires ;
- Concevoir et diffuser, en accord avec la direction, l'information portant sur l'actualité de la recherche et des laboratoires ;
- Organiser techniquement et administrativement l'accueil des chercheurs, doctorants, stagiaires étrangers, y compris en anglais (un niveau C1 en anglais serait apprécié) ;
- Recevoir et gérer les informations orales et écrites (courrier, messagerie) destinées aux responsables et aux membres de la structure (en anglais si nécessaire) ;
- Suivre les publications des laboratoires et en assurer la promotion, la diffusion et la vente ;
- Assurer le relais auprès des maisons d'éditions ;
- Assurer la mise à jour des sites internet dédiés ;
- Préparer les dossiers administratifs des entités ;
- Mettre en ?uvre des procédures pour traiter des informations d'ordre scientifique et administratif ;
- Organiser, en fonction des échéances, les élections internes aux laboratoires (désignation des membres du bureau, de la direction, des représentants des doctorants) ;
- Organiser et alimenter des bases de données ;
- gérer le planning d'utilisation des salles de réunion ;
- Assister la direction dans la préparation des dossiers scientifiques, du contrat quinquennal (tableau de bord, rapports, synthèses, bilans) ;
- Vérifier les informations en lien avec la vie de l'unité et contribuer à la relecture des rapports (HCERES, CIOM .) ;
- Mettre en forme les projets de fiche de poste en vue de l'accueil de stagiaires au sein des laboratoires.
Préparation de la gestion financière :
- Gérer les missions sous Notilus (avec réservation des transports et hébergements) dans le respect des marchés publics ;
- Assurer le lien entre les membres de l'unité de recherche et la gestionnaire financière du Pôle APRI ;
- Assure le lien avec les fournisseurs (suivi des BDC et des livraisons), le service facturier et la DAF ;
- Préparer les demandes d'engagement ;
- Aider à la préparation des demandes de subventions, de crédits ;
- Contribuer à la conception et au suivi du budget annuel des laboratoires, en lien avec les directions des laboratoires et du Pôle APRI ;
- Aider à préparer le budget prévisionnel des manifestations en lien avec les enseignants-chercheurs.
Être en appui logistique :
- Organiser les conseils des laboratoires ;
- Organiser les visites des comités d'expertise du HCERES.
- Participer à l'organisation des manifestations scientifiques (salons, colloques, conférences, réunions de travail, ect.) :
- Assurer la promotion de ces manifestations en lien avec les chargés de communication de l'UFR et de l'université ;
- Coorganiser la logistique en lien avec les enseignants-chercheurs en amont et sur place pendant les manifestations ;
- Organiser le séjour et les déplacements des intervenants ;
- Enregistrer les inscriptions ;
- Encadrer les activités des doctorants et des étudiants de Master qui participent à l'organisation matérielle des manifestations ;
- Accompagner la formation doctorale, en lien avec l'école doctorale :
- Organiser les soutenances de thèse : le transport, l'hébergement, la restauration, la réservation de salle et communications, etc ;
- Organiser les séminaires de recherche
- Soutien aux enseignements-chercheurs :
- S'impliquer dans l'organisation des manifestations scientifiques qu'ils initient ;
- Organiser sur le plan matériel les soutenances d'HDR
Horaires : 37H30/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Souhaité
- Répondre aux demandes d'information internes et externes - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
Langues
Anglais - Souhait?
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération CAT B
Description du poste :
Assister les directeurs dans la gestion administrative des entités :
- Accueillir, informer et orienter les visiteurs, en anglais si nécessaire : enseignants-chercheurs, doctorants, partenaires ;
- Concevoir et diffuser, en accord avec la direction, l'information portant sur l'actualité de la recherche et des laboratoires ;
- Organiser techniquement et administrativement l'accueil des chercheurs, doctorants, stagiaires étrangers, y compris en anglais (un niveau C1 en anglais serait apprécié) ;
- Recevoir et gérer les informations orales et écrites (courrier, messagerie) destinées aux responsables et aux membres de la structure (en anglais si nécessaire) ;
- Suivre les publications des laboratoires et en assurer la promotion, la diffusion et la vente ;
- Assurer le relais auprès des maisons d'éditions ;
- Assurer la mise à jour des sites internet dédiés ;
- Préparer les dossiers administratifs des entités ;
- Mettre en ?uvre des procédures pour traiter des informations d'ordre scientifique et administratif ;
- Organiser, en fonction des échéances, les élections internes aux laboratoires (désignation des membres du bureau, de la direction, des représentants des doctorants) ;
- Organiser et alimenter des bases de données ;
- gérer le planning d'utilisation des salles de réunion ;
- Assister la direction dans la préparation des dossiers scientifiques, du contrat quinquennal (tableau de bord, rapports, synthèses, bilans) ;
- Vérifier les informations en lien avec la vie de l'unité et contribuer à la relecture des rapports (HCERES, CIOM .) ;
- Mettre en forme les projets de fiche de poste en vue de l'accueil de stagiaires au sein des laboratoires.
Préparation de la gestion financière :
- Gérer les missions sous Notilus (avec réservation des transports et hébergements) dans le respect des marchés publics ;
- Assurer le lien entre les membres de l'unité de recherche et la gestionnaire financière du Pôle APRI ;
- Assure le lien avec les fournisseurs (suivi des BDC et des livraisons), le service facturier et la DAF ;
- Préparer les demandes d'engagement ;
- Aider à la préparation des demandes de subventions, de crédits ;
- Contribuer à la conception et au suivi du budget annuel des laboratoires, en lien avec les directions des laboratoires et du Pôle APRI ;
- Aider à préparer le budget prévisionnel des manifestations en lien avec les enseignants-chercheurs.
Être en appui logistique :
- Organiser les conseils des laboratoires ;
- Organiser les visites des comités d'expertise du HCERES.
- Participer à l'organisation des manifestations scientifiques (salons, colloques, conférences, réunions de travail, ect.) :
- Assurer la promotion de ces manifestations en lien avec les chargés de communication de l'UFR et de l'université ;
- Coorganiser la logistique en lien avec les enseignants-chercheurs en amont et sur place pendant les manifestations ;
- Organiser le séjour et les déplacements des intervenants ;
- Enregistrer les inscriptions ;
- Encadrer les activités des doctorants et des étudiants de Master qui participent à l'organisation matérielle des manifestations ;
- Accompagner la formation doctorale, en lien avec l'école doctorale :
- Organiser les soutenances de thèse : le transport, l'hébergement, la restauration, la réservation de salle et communications, etc ;
- Organiser les séminaires de recherche
- Soutien aux enseignements-chercheurs :
- S'impliquer dans l'organisation des manifestations scientifiques qu'ils initient ;
- Organiser sur le plan matériel les soutenances d'HDR
Horaires : 37H30/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Souhaité
- Répondre aux demandes d'information internes et externes - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
Langues
Anglais - Souhait?
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération CAT B