Description du poste :
Vous assurez le bon fonctionnement administratif et organisationnel de la structure. sous la responsabilité du secrétaire général et des membres du bureau de l'organisation.Il/elle assiste dans la gestion quotidienne des activités, la coordination des informations et l'organisation des dossiers.
Missions principales :
- Gestion administrative : ouverture/fermeture de la structure/des locaux, assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs, gérer les courriers entrants/sortants,rédiger mettre en forme et suivre des documents administratifs, classer et archiver les documents administratifs, juridiques, mettre à jour les bases de données et les dossiers administratifs.
- Assistance à la direction/au secrétaire général : organiser l'agenda du secrétaire général, préparer les réunions (convocations,ordre du jour,supports), assurer le suivi des décisions, assurer l'interface entre le secrétaire général, les organisations internes et les partenaires externes, participer à la préparation de dossiers stratégiques ou administratifs.
- organisation et coordination : suivre certains dossiers administratifs ou projets confiés par le secrétaire général, coordonner la circulation de l'information au sein de la structure, contribuer à l'amélioration des procédures administratives.
Compétences techniques : bonne capacité rédactionnelle et d'adaptation aux outils utilisés par l'organisation, maitrise des techniques de secrétariat et d'organisation administrative, gestion des priorités et des délais.
Compétences comportementales : sens de l'organisation, rigueur, loyauté, discrétion, respect de la confidentialité, capacité d'écoute, capacité d'adaptation et polyvalence.
Vous travaillez du lundi au vendredi de 8h00 à 12h00 et 14h00 à 17h00 sur site uniquement sauf pour les assemblées statutaires et initiatives spécifiques.
Candidature : CV + lettre de motivation
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Gérer un planning - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
- maitrise outils bureautique word/excel,messagerie - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Rémunération Mensuel de 2200.00 Euros sur 13 mois