Description du poste :
Au sein de la Préfecture du Loiret,
Dans une logique de polyvalence avec l'autre secrétaire, vous êtes en charge des tâches suivantes :
- Tenue de l'agenda du Préfet/de la Préfète, prises de rendez-vous, gestion des réunions en lien avec les services concernés, édition des programmes journaliers.
- Organisation de webinaire avec les services de l'État et préfets.
- Contribution à la préparation des dossiers de la Préfète, notamment ceux concernant les visites et manifestations extérieures, en lien avec les services concernés.
- Réception et filtrage des appels téléphoniques.
- Dactylographie de courriers, notes et documents divers.
- Présentation et organisation des réceptions de la Préfète en lien avec les personnels de la résidence : mise à jour des invités, envoi des invitations, réalisation de plan de table...
- Établissement de fiches « réception ».
- Accueil et introduction des personnalités dans le cadre des audiences et des invitations.
- Circulation des parapheurs entre les différents membres du corps préfectoral, en lien avec l'ensemble des secrétaires particulières.
- Présence et prise de notes à certaines réunions (ex : réunion agenda)
- Invitations pour les cérémonies nationales
- Gestion et suivi des congés des préfets de département de la région Centre-Val de Loire.
Profil attendu :
- 10 ans d'expérience minimum en secrétariat/assistanat de direction.
- Titulaire d'un Bac +2 assistanat de direction ou équivalent.
- Capacité à travailler en équipe, discrétion, réactivité, polyvalence.
- Maitrise du français à l'oral et à l'écrit.
- Rédaction, méthode et organisation, maîtrise des outils informatiques.
Le poste est à pouvoir au 1er Mars. Il s'agit d'un CDD de 12 mois renouvelable jusqu'à 36 mois.
Pour candidater, complétez la partie "Lettre de motivation" et joignez votre CV. Un conseiller France Travail Pro vous contactera.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Normes rédactionnelles - Exigé
- Planification des tâches et gestion des priorités - Exigé
- Techniques de prise de notes - Souhaité
- Gérer un planning - Exigé
- Organiser des déplacements professionnels - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
- Relayer de l'information - Souhaité
- Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier - Exigé
- Assurer un accueil téléphonique - Exigé
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
- Appliquer un cadre juridique ou réglementaire - Souhaité
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé
- Collecter et analyser des données, des informations - Exigé
- Créer, organiser ou coordonner un évènement - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Mensuel de 2372.00 Euros sur 12 mois SELON PROFIL