Description du poste :
LES MISSIONS
Champs d'interventions : Sous la responsabilité du directeur et par délégation de la comptable, le/la secrétaire d'accueil a pour mission : l'accueil physique et téléphonique, l'accueil des résidents et des familles, le suivi administratif des dossiers des résidents et des demandes d'entrée, les relations avec les intervenants, les tâches administratives, le suivi du planning et la gestion des remplacements des salariés le cas échéant.
Temps de travail : 0.50 % CDI à compter du 01 08 2026, dans le cadre d'une retraite progressive, pouvant évoluer à terme vers un 100%
Tâches
1-Accueil physique et téléphonique
Présente au bureau à l'entrée de l'établissement, le/la secrétaire d'accueil assure un accueil de qualité auprès de toute personne se présentant dans l'établissement. Il/Elle répond au téléphone, oriente ses interlocuteurs et est chargé(e) de la communication en interne de toutes les informations reçues auprès des services concernés.
2-Suivi des demandes d'entrée dans l'Etablissement
Il/Elle assure l'accueil des familles et des résidents souhaitant s'inscrire dans l'établissement. Il/Elle veille au suivi de ces demandes et travaille pour cela avec le médecin coordonnateur et la cadre de santé. Il/Elle effectue toutes les tâches d'ordre administratif lié à l'entrée du résident dans l'établissement, en interne mais aussi en externe.
3-Suivi administratif
La relation instaurée dans le cadre de l'entrée dans l'établissement se poursuit dans la vie quotidienne, il/elle reste l'interlocuteur privilégié(e) des familles et des résidents pour toutes les questions d'ordre administratif.
4-Taches diverses de secrétariat
Outre ces missions, le/la secrétaire est amené(e) à effectuer diverses taches de secrétariat comme la rédaction de documents, de courriers, la fourniture de statistiques, la mise sous pli etc..
5-Suivi du planning
En relation avec la cadre de santé et l'attachée RH /Direction, il/elle assure, en cas de besoin, la gestion des absences et la saisie sur l'outil de planification.
6-Organisation du travail
Présence en journée la semaine de 8h30 à 12h et de 14h à 18h selon cycle et travail le samedi matin 9h -12h selon besoins ou remplacements.
OUTILS :
Maîtrise des outils informatiques : logiciel de bureautique, logiciel de soins, logiciel de plannings.
PROFIL RECHERCHE
Etre autonome, organisé(e) et rigoureux(se) sont des qualités indispensables à l'exercice du métier de secrétaire d'accueil. Savoir accueillir, orienter, conseiller et rassurer.
Le/La secrétaire d'accueil doit être doté(e) d'une capacité relationnelle, de tact et d'écoute de haut niveau au regard de la population accueillie.
FORMATION
Titulaire d'un BAC+2 accueil/secrétariat. Connaissance des EHPAD appréciée.
Horaires : Temps partiel - 17H30/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Assurer un accueil téléphonique - Exigé
- Assurer la confidentialité des informations - Souhaité
- Garantir un suivi administratif - Souhaité
- Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants - Exigé
- Relayer de l'information - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1030.54 Euros à 1030.55 Euros sur 12.0 mois