Description du poste :
Le poste :
Au sein de la résidence, vous assurez l'accueil et le secrétariat pour les résidents, leur entourage et pour les professionnels. Votre poste consistera à assurer des missions d'accueil, d'organisation interne et administrative et d'accompagnement des résidents. Vous assurez vos missions en étroite collaboration avec le responsable des ressources humaines et comptabilité et avec l'agent d'accueil également à mi-temps.
Missions :
1. Accueil :
- Standard téléphonique et accueil physique (9h-12h30 // 14h-17h30) ;
- Qualité accueil : sourire - convivialité, écoute et réponses aux demandes ;
- Recueil des doléances / réclamations des résidents et des familles ;
- Renseignement sur les dossiers de pré-inscription via Trajectoire.
2. Organisation interne :
- Distribution des journaux et tri du courrier ;
- Gestion des fonds de formation du personnel ANFH
- Archivage et classement ;
- Gestion des fournitures de bureau ;
- Réponses aux candidatures refusées;
- Support d'aide aux services (affiches, menu, attestations, SSIAD, ..).
3. Accompagnement résidents :
- Préparation des entrées résidents : dossier administratif et enregistrement Netsoins ;
- Rédaction des transmissions sur Netsoins (mouvements résidents, absences, .) ;
- Suivi du registre entrée / sortie résidents pour la déclaration CPAM.
Compétences requises :
- Le poste à pourvoir requiert une capacité à l'organisation du travail, à la polyvalence des tâches et des compétences relationnelles (sourire, disponibilité).
- Maitrise des outils bureautiques indispensable (Word, Excel, PowerPoint.) et des logiciels métiers (BL Résidents, E-Magnus, NETSOINS.).
Vous travaillerez du lundi au vendredi, planning modulable selon vos disponibilité.
L'établissement se situe à proximité du tram-train.
Horaires : Temps partiel - 17H30/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Souhait?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Bureautique et outils collaboratifs - Souhaité
- Classement, archivage - Souhaité
- Guide des bonnes pratiques de l?organisation - Souhaité
- Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
- Techniques de secrétariat - Souhaité
- Utilisation de logiciels spécialisés - Souhaité
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Corriger et mettre en forme un document - Souhaité
- Diffuser une information, une publication - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Mettre en forme un document - Souhaité
- Numériser des documents, médias ou supports techniques - Souhaité
- Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération Horaire de 12.02 Euros Selon le grade adjoint administratif en fonction du profil, prise en compte de l'ancienneté