Description du poste :
Habitat du Gard, Office Public de l'Habitat, est un établissement public à caractère industriel et commercial assurant un service et une mission d'intérêt général dans le domaine du logement social sur le département du Gard.
Il a pour mission de :
- Construire ou acquérir et améliorer des logements destinés à être loué à des familles aux revenus modestes et d'en assurer la gestion locative et technique.
Présent sur 88 communes du département, Habitat du Gard est le plus important bailleur social du département avec plus de 15 500 logements et plus de 35 000 locataires, et le 3ème bailleur à l'échelle de la Région Occitanie. Habitat du Gard est par ailleurs lancé dans la mise en ?uvre d'un projet d'entreprise visant à améliorer la qualité du service rendu à ses locataires, à agir pour la planète, à agir pour les territoires et à améliorer le bien-être de ses collaborateurs.
Votre rôle:
Vous assurer le suivi administratif, technique et financier des contrats d'entretien et de maintenance de l'agence afin de garantir la qualité des prestations réalisées sur le patrimoine et le respect des engagements contractuels des entreprises prestataires.
Vos missions:
1-Suivi des contrats d'entretien et de maintenance :
-Assurer le suivi administratif et opérationnel des marchés d'entretien et de maintenance.
-Veiller au respect des engagements contractuels des prestataires.
-Engager un premier niveau de pénalité auprès des entreprises le cas échéant.
-Participer à la préparation et à la mise à jour des marchés.
2-Suivi administratif des prestations :
-Assurer le suivi des entreprises et le traitement des situations de non-conformité.
-Contrôler la conformité des documents justificatifs transmis (quitus, reportings, attestations, etc.).
-Assurer le suivi des relances et des procédures en cas de manquements contractuels.
3-Gestion administrative et financière :
-Vérifier la conformité des factures et des pièces justificatives.
-Assurer l'enregistrement et le suivi administratif des prestations.
-Mettre à jour les outils et tableaux de suivi.
4-Suivi de l'activité :
-Produire et analyser les indicateurs liés aux marchés d'entretien et de maintenance.
-Élaborer les reportings nécessaires au suivi de l'activité.
-Alerter sa hiérarchie sur les anomalies ou écarts constatés.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
- Contribuer à la gestion des ressources humaines - Souhaité
- Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours - Souhaité
- Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie - Souhaité
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Souhaité
- Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus - Souhaité
- Préparer et suivre les dossiers de facturation - Souhaité
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Souhaité
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
- Renseigner, mettre à jour une documentation technique - Souhaité
- Répondre aux demandes d'information internes et externes - Souhaité
- Saisir des documents juridiques - Souhaité
- Veiller au respect des échéances administratives - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération A définir selon profil