Description du poste :
Dans le cadre d'un départ à la retraite, notre office notarial recrute un(e) assistant(e) accueil et secrétariat en CDI.
Vous rejoindrez une équipe de 5 personnes, stable, accessible et à taille humaine, dans laquelle vous occuperez un rôle essentiel : assurer un accueil de qualité et contribuer au bon suivi administratif des dossiers de l'étude.
Vos missions
Au quotidien, vous serez notamment amené(e) à :
- accueillir les clients, physiquement et par téléphone ;
- gérer les appels et les orienter vers les bons interlocuteurs ;
- ouvrir les dossiers et assurer leur suivi administratif ;
- demander et recueillir les pièces nécessaires auprès des clients et partenaires ;
- réaliser les tâches courantes de secrétariat : courriers, classement, frappe et mise en forme de documents.
Le profil que nous recherchons
Pour réussir dans ce poste, nous recherchons avant tout une personne :
- à l'aise dans la relation avec le public et au téléphone ;
- disposant d'une bonne expression orale et d'une élocution claire, notamment pour assurer l'accueil téléphonique ;
- ayant de bonnes qualités rédactionnelles et une bonne maîtrise du français écrit ;
- rigoureuse, organisée et fiable dans le suivi des dossiers ;
- sachant faire preuve de discrétion et de confidentialité, indispensables dans l'environnement notarial ;
- à l'aise avec les tâches administratives et les outils bureautiques courants.
Une première expérience en accueil, secrétariat ou dans un environnement administratif ou juridique est indispensable.
Une immersion professionnelle pourra être envisagée afin de vous permettre de découvrir concrètement le poste et son environnement et une Préparation opérationnelle à l'emploi est prévue avant l'embauche afin de vous accompagner dans la prise en main de vos missions.
**************************Pas de télétravail possible**************************
Merci de joindre à votre candidature une lettre de motivation.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Modalités d'accueil - Souhaité
- Normes rédactionnelles - Souhaité
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours - Souhaité
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Assurer la confidentialité des données - Souhaité
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 1928.0 Euros - 13e mois 13e mois