Assistant de Direction - Office Manager H/F (H/F)

Description du poste :

Dans le cadre de son développement, Codage recrute un(e) Assistant(e) de Direction / Office Manager, véritable bras droit de la direction, garant(e) de la bonne coordination administrative, organisationnelle et opérationnelle de l'entreprise.

À ce poste clé et transversal, vous travaillez en proximité directe avec la direction, en soutien à la prise de décision et à la fluidité du fonctionnement interne, tout en étant un point d'appui fiable pour les équipes.

VOS MISSIONS

Support stratégique & coordination de la direction

- Assister la direction au quotidien : gestion des agendas, priorisation des sujets, organisation des réunions, suivi des actions et coordination des interlocuteurs internes et externes
- Préparer les documents d'aide à la décision : notes de synthèse, tableaux comparatifs, présentations, reporting
- Structurer et sécuriser la gestion documentaire, la correspondance et les process administratifs liés à la direction
- Être un relais de confiance entre la direction et les équipes, en assurant une communication fluide et efficace, y compris en anglais lorsque nécessaire

Pilotage administratif & organisation interne

- Superviser et optimiser les processus administratifs transverses afin d'assurer un fonctionnement fluide de l'entreprise
- Coordonner les prestataires et partenaires externes (assureurs, courtiers, organismes sociaux, fournisseurs, médecine du travail)
- Être l'interlocuteur(trice) central(e) sur les sujets administratifs du quotidien et accompagner les équipes dans la résolution des problématiques opérationnelles

Assurances, mutuelle & prévoyance (pilotage et optimisation)

- Gérer les relations avec les courtiers et assureurs (mutuelle, prévoyance, responsabilité civile, risques professionnels, assurances laboratoire)
- Réaliser des comparaisons d'offres, analyser les garanties, coûts et niveaux de service, et formuler des recommandations à la direction
- Assurer le suivi des contrats : mises à jour, relances, obligations, renouvellements et conformité
- Être le point de contact interne pour les collaborateurs sur ces sujets, avec une approche pragmatique et orientée solution

Suivi santé au travail & obligations associées

- Organiser et assurer le suivi des visites médicales (embauche, périodiques, reprises), en lien avec la médecine du travail
- Veiller au respect des obligations légales en matière de santé et sécurité au travail
- Centraliser et fiabiliser les informations et échéances liées au suivi médical des collaborateurs

Appui RH (en support)

- Assurer le suivi administratif RH : dossiers du personnel, onboarding, formations, obligations sociales
- Coordonner les aspects administratifs liés au recrutement et à l'intégration, en lien avec la direction
- Apporter un appui opérationnel aux collaborateurs sur les sujets RH du quotidien

Amélioration continue & structuration

- Identifier et mettre en oeuvre des améliorations de process pour gagner en efficacité, fiabilité et lisibilité
- Contribuer à la structuration de l'entreprise dans un contexte de croissance
- Être force de proposition pour améliorer l'organisation, la collaboration interne et la performance globale

Horaires : 35H/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité

Langues

Qualités professionnelles