Description du poste :
Le SGCD assure la gestion des fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d'achat public, d'affaires immobilières, de système d'information et de communication, de logistiques, de ressources humaines, de relation avec la médecine de prévention et de mise en ?uvre des politiques d'action sociale au bénéfice des agents du SGCD, des DDIS et de la Préfecture.
Vos activités principales :
Les missions s'intègrent dans le fonctionnement du Bureau de la relation à l'usager du SGCD.
Accueil et Point d'Accueil Numérique (PAN) :
- assurer l'accueil et l'information de tous les publics arrivant dans le hall de la Préfecture ;
- ouverture et fermeture de l'entrée du hall de la Préfecture ;
- appliquer le protocole de contrôle des usagers dans le cadre du plan de sécurité (contrôle d'identité, remise des badges, ouverture des portes d'accès.) ;
- gestion des flux en lien avec les points numériques ;
- assurer une médiation permettant d'accueillir, d'orienter et d'accompagnement des usagers sur les démarches suivantes : ANTS/SI Armes/procuration électorale/tout acte nécessaire à la réalisation des démarches : création d'adresse mail, de compte de connexion France Connect, achat de timbre fiscal, prise de RDV en ligne/associations/agrément VTC/médailles/paiement en ligne/contestation des amendes/courriels aux services de l'État/inscriptions sur les listes électorales/demande d'extrait de casier judiciaire/manifestation sportive/pré-dépôt de plainte.
L'accueil du public pourra également être dispensé sur la cité Colbert.
Standard
- dans le cadre de la mutualisation avec la préfecture de la préfecture Côte d'Or, activer et reprendre les activités transférées (appels téléphoniques, télécopie, RESCOM et boîte fonctionnelle) ;
- réceptionner les appels téléphoniques entrants et orienter les appels des usagers ;
- réceptionner les messages du RESCOM en dehors des horaires d'ouvertures du Bureau des Sécurités;
- gérer les appels du corps préfectoral ;
- appliquer les consignes générales et particulières relatives à la continuité des liaisons gouvernementales ;
- gérer l'alarme anti-intrusion lors de l'absence du gardien ;
- et toute mission demandée par la hiérarchie pour les nécessités de service du BRU.
Suppléance au courrier
Organisation de la mission pour les trois structures
Réception, organisation et transmission du courrier des différentes structures
contrôle de légalité : réception et apposition cachet « arrivé » sur diverses pages du dossier (environ 4000 dossiers par an)
Affranchissement et envoi du courrier
Organisation de la navette
Suivi du courrier au sein des services
Traitement du courrier réservé
Transferts courriels usagers préfecture
Gestion SVE (saisine des usagers par voie électronique)
Gestion des boîtes fonctionnelles (courrier et circulaires)
Suivi des coûts d'affranchissement
Statistiques et comptabilité du bureautique
Gestion des stocks spécifiques à la Poste
Édition du recueil des actes administratifs et publication en ligne - gestion des droits
Mise en place de nouveaux outils de gestion ( GED)
Dans le cadre de ses missions, l'agent met en ?uvre les engagements du référentiel Qual-ATE (en cours de labellisation en 2025)
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération Selon les grilles ministérielles