Description du poste :
Assister la directrice générale de l'établissement et son attaché d'administration dans l'organisation de leur agenda, la gestion des appels téléphoniques, le suivi des instances, ainsi que les relations avec les professionnels de l'établissement et les partenaires du territoire.
La direction est ouverte de 9H à 17H00, du lundi au vendredi.
38 heures par semaine ; CA, RTT.
Poste situé à Neuilly-sur-Marne. Des déplacements ponctuels sur les différents sites de l'établissement peuvent être nécessaires.
Missions d'accueil :
Accueil physique et téléphonie
Missions d'agenda :
Gestion de l'agenda de la directrice générale
- Invitations réunions
- Organisation de rendez-vous & entretiens
- Lien avec autres directions et chefs de pôle
- Gestion de déplacements
Gestion des instances & réunions institutionnelles
- Préparation et organisation du Directoire
- Préparation et organisation du Conseil de Surveillance
- Préparation et organisation Comité direction
- Préparation et organisation de la réunion d'encadrement et de gouvernance
Invitations, réservation de la salle, formalisation ordre du jour, constitution des dossiers, compte-rendu, .
Gestion du courrier
- Réception, tri, distribution du courrier papier
- Mise en place d'un suivi informatisé des courriers et des réponses apportées
Mise en forme
- Saisie et mise en forme d'écrits professionnels, de courriers, de compte-rendu
- Notes d'information
- Suivi des décisions
Gestion du temps :
- Intégration des congés des directeurs adjoints dans le logiciel Agiltime
- Mise à jour des gardes administratives dans la valise de garde
Classement / archivage
- Enjeu autour du classement dématérialisé sur le réseau
Missions annexes
- Gestion stock et commande de fournitures, papeteries, mobiliers
- Publication sur intranet
Missions spécifiques :
- Certaines missions spécifiques peuvent être effectuées à la demande de la directrice générale et de l'attaché d'administration.
Savoirs faire et savoir être
- Sens de la confidentialité et de la discrétion
- Compétences rédactionnelles solides
- Etre disponible et à l'écoute
- Etre méthodique et rigoureux
- Etre autonome et polyvalent
- Capacité à travailler en équipe
- Savoir optimiser les informations (les recueillir dans toutes situations et les diffuser)
- Maîtriser les outils informatiques (Word - Excel - Internet - AgileTime)
Horaires : 38H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Rémunération 1954,34€ à 2914,29€
Description du poste :
Assister la directrice générale de l'établissement et son attaché d'administration dans l'organisation de leur agenda, la gestion des appels téléphoniques, le suivi des instances, ainsi que les relations avec les professionnels de l'établissement et les partenaires du territoire.
La direction est ouverte de 9H à 17H00, du lundi au vendredi.
38 heures par semaine ; CA, RTT.
Poste situé à Neuilly-sur-Marne. Des déplacements ponctuels sur les différents sites de l'établissement peuvent être nécessaires.
Missions d'accueil :
Accueil physique et téléphonie
Missions d'agenda :
Gestion de l'agenda de la directrice générale
- Invitations réunions
- Organisation de rendez-vous & entretiens
- Lien avec autres directions et chefs de pôle
- Gestion de déplacements
Gestion des instances & réunions institutionnelles
- Préparation et organisation du Directoire
- Préparation et organisation du Conseil de Surveillance
- Préparation et organisation Comité direction
- Préparation et organisation de la réunion d'encadrement et de gouvernance
Invitations, réservation de la salle, formalisation ordre du jour, constitution des dossiers, compte-rendu, .
Gestion du courrier
- Réception, tri, distribution du courrier papier
- Mise en place d'un suivi informatisé des courriers et des réponses apportées
Mise en forme
- Saisie et mise en forme d'écrits professionnels, de courriers, de compte-rendu
- Notes d'information
- Suivi des décisions
Gestion du temps :
- Intégration des congés des directeurs adjoints dans le logiciel Agiltime
- Mise à jour des gardes administratives dans la valise de garde
Classement / archivage
- Enjeu autour du classement dématérialisé sur le réseau
Missions annexes
- Gestion stock et commande de fournitures, papeteries, mobiliers
- Publication sur intranet
Missions spécifiques :
- Certaines missions spécifiques peuvent être effectuées à la demande de la directrice générale et de l'attaché d'administration.
Savoirs faire et savoir être
- Sens de la confidentialité et de la discrétion
- Compétences rédactionnelles solides
- Etre disponible et à l'écoute
- Etre méthodique et rigoureux
- Etre autonome et polyvalent
- Capacité à travailler en équipe
- Savoir optimiser les informations (les recueillir dans toutes situations et les diffuser)
- Maîtriser les outils informatiques (Word - Excel - Internet - AgileTime)
Horaires : 38H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Rémunération 1954,34€ à 2914,29€