Description du poste :
L'association Solidarité Estuaire, acteur du champ de l'hébergement-logement- insertion, sur le département de Loire-Atlantique, accueille des personnes confrontées à des difficultés sociales ou à des situations de rupture, que ce soit des personnes isolées ou des familles avec enfants. Elle privilégie une action sociale de proximité sur différents territoires sur le département.
Description du poste
Nous recherchons un agent d'accueil et secrétaire administratif (H/F)
. Le planning sera sur 4,5 jours réparti de la manière suivante :
- Secrétaire administratif RH (H/F) : le mardi, lundi après-midi et mercredi après-midi ou lundi matin (au choix)
- Agent d'accueil (H/F) : le mercredi matin, jeudi et vendredi
Horaire de l'accueil : 9h - 17h et 1h de pause
Vous serez particulièrement en charge de :
1. Activités de secrétariat
o Accueil physique et téléphonique en fonction du planning au siège de l'Association : orientations vers les personnes et les dispositifs compétents, renseignement du suivi des appels sur Tagalis
o Gestion des boites mails génériques du secrétariat
o Participer à l'élaboration et à la mise en ?uvre de la démarche qualité garantissant les droits des personnes accueillies
o Gestion du courrier (réception, envoi) et dispatching vers les différents services
o Préparation des documents pour la navette vers Saint Nazaire
o Mise en page de documents, photocopies, reliure de documents
o Achats de petites fournitures (timbres, titres de transport, fournitures administratives)
o Gestion des stocks et des achats
2. Activités administratives liées aux RH
o Recrutement : diffusion des annonces sur les jobboards en appui au chargé RH
o Intégration des salariés
- Transmission du mail de confirmation d'embauche
- Vérification des documents et réalisation des différentes démarches liées à l'embauche listée dans la procédure d'embauche (mutuelle, prévoyance, registre unique du personnel, etc.)
- Suivi des stagiaires (documents intégration, registre unique du personnel)
- Rédaction des contrats et avenants
- Mise en signature des contrats / avenants et suivi des signatures
o Gestion des dossiers du personnel
- Mise à jour et conformité des dossiers
o Suivi des visites médicales
- Réalisation des demandes de visites médicales auprès de la médecine du travail
- Transmission des convocations aux salariés et chef.fes de service concerné
- Enregistrement des attestations et transmission des attestations le nécessitant
- Mise à jour du tableau de suivi
- Mise à jour de la liste des salariés sur la liste des salariés sur la médecine du travail (création, clôture)
o Appui à la création d'outils ou de procédures ou à leurs mises à jour (livret d'accueil, fiches de poste, etc.)
3. Activité en lien avec la Paie
o Enregistrement et suivi des abonnements de transports en commun et Indemnités Kilométriques Vélo
o Gestion du logiciel Octime
- Création des nouveaux salariés
- Suivi et contrôle des saisies
- Accompagnement des salariés sur l'outil
- Calcul d'annualisation de salariés
Profil recherché
o Expérience sur un poste d'accueil
o Dans l'idéal, une expérience dans le domaine du médico-social, associatif
o Maitrise des outils et logiciels Microsoft office et de Outlook
o Qualités relationnelles, sens de l'accueil, de l'écoute,
o Respect d'une discrétion professionnelle
o Travail avec une équipe pluridisciplinaire
Avantages
RTT, Congés trimestriels (15/an), Congés enfant malade, Ticket restaurant, mutuelle prise en charge à 75% employeur, 50 % prise en charge transports en commun et/ou vélo, ?uvres sociales, indemnités kilométriques vélo
Conditions de recrutement
Poste à pourvoir dès que possible
Temps plein (1 etp)
Salaire selon convention collective CHRS
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2061.0 Euros à 2062.0 Euros sur 12.0 mois
Autres informations :
Ce poste peut être pourvu par une personne handicapée