Description du poste :
Confluence sociale est une Association loi 1901, créée le 27 janvier 2000, à l'initiative d'un médecin psychiatre dont les buts étaient de répondre aux besoins d'accueil de majeurs vulnérables, fragilisés psychiquement, solution alternative à la prise en charge hospitalière.
En raison de son origine à orientation psychiatrique, le service, dès sa création, a pris en charge des usagers ayant une problématique psychiatrique.
I - DESCRIPTION DU POSTE
Positionnement du poste dans l'organisation :
- Sous l'autorité du Directeur, la cheffe de service et de la coordinatrice secrétaire
- Faisant partie de l'équipe de gestion (Mandataire / Secrétaire / Comptable)
II - MISSIONS ET ATTRIBUTIONS
Sous l'autorité du Directeur et la responsabilité de la Coordinatrice des secrétaires.
1- Gestion administrative de la mesure
- Collabore au développement de l'environnement administratif de la personne protégée
- Établit des courriers, fiches diverses et montage de dossiers nécessaire au bon déroulement de la vie de la mesure et ce jusqu'à
sa clôture ou son transfert
- Assure la constitution, le suivi et le renouvellement des dossiers : droits sociaux, CSS..
- Traite la circulation de l'information à partir des documents
- Réalise les mises à jour de l'ensemble des données administratives de la mesure suivie sur UNI-T
2- Continuité de Service
- Prépare les documents en l'absence du mandataire
- Sollicite les suppléants pour toutes actions ne pouvant être différées
3- Organisation du Service :
- Trie quotidiennement le courrier de l'Association et le distribue dans les groupes
- Participe aux missions d'accueil de l'Association, en tant que détaché ponctuellement ou temporairement au service du
Standard - accueil
- Participe aux réunions de Service et rédige les comptes rendus.
- Supplé(e) ses collègues en cas d'absence 1 semaine
4- Représentation du Service :
- Participe aux réunions extérieures, d'information ou de représentation du Service.
III - COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES
- Rigueur, organisation du travail selon les priorités
- Capacité rédactionnelle
- Reserve et discrétion
- Disponibilité, réactivité et adaptabilité aux changements
- Autonomie sur le poste tout en travaillant en collaboration avec l'ensemble des équipes.
Cette liste n'est pas exhaustive et pourra être amendée en fonction des besoins de Confluence Sociale.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Rémunération selon CCN 51