Description du poste :
Missions :
Sous l'autorité de la responsable administrative et financière, le.la secrétaire de direction est chargé.e d'assurer un ensemble de travaux de nature administrative, visant à la création et à la diffusion de documents, au bon fonctionnement du service, à l'accueil et à l'information des personnes. Il.elle assiste, par ailleurs, le directeur dans la mise en ?uvre quotidienne de ses activités sur le plan administratif. Il contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique.
Activités principales :
- Assister le directeur dans l'organisation quotidienne de son travail
- Planifier, organiser, préparer et suivre les réunions de la direction et du service
- Vérifier l'ensemble des documents soumis à la signature du directeur
- Assurer l'interface et l'accueil (physique, téléphonique et par mél.), fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes, organiser la circulation et la diffusion des informations internes et externes
- Traiter les contacts du directeur : gestion de l'agenda, des déplacements, filtrage des interlocuteurs
- Traiter, mettre en forme, rédiger et valoriser des courriers, documents administratifs et comptes rendus de réunions (direction, service, instances.)
- Établir des plans de classement, classer et archiver
- Veiller au respect du calendrier des principales échéances de l'activité du directeur
- Prendre des notes et rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers administratifs
- Suivre le courrier personnel et les affaires réservées
- Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels de la fonction de direction
- Traiter des dossiers ponctuels
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Mensuel de 2113.0 Euros sur 12.0 mois
Autres informations :
Ce poste peut être pourvu par une personne handicapée
Description du poste :
Missions :
Sous l'autorité de la responsable administrative et financière, le.la secrétaire de direction est chargé.e d'assurer un ensemble de travaux de nature administrative, visant à la création et à la diffusion de documents, au bon fonctionnement du service, à l'accueil et à l'information des personnes. Il.elle assiste, par ailleurs, le directeur dans la mise en ?uvre quotidienne de ses activités sur le plan administratif. Il contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique.
Activités principales :
- Assister le directeur dans l'organisation quotidienne de son travail
- Planifier, organiser, préparer et suivre les réunions de la direction et du service
- Vérifier l'ensemble des documents soumis à la signature du directeur
- Assurer l'interface et l'accueil (physique, téléphonique et par mél.), fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes, organiser la circulation et la diffusion des informations internes et externes
- Traiter les contacts du directeur : gestion de l'agenda, des déplacements, filtrage des interlocuteurs
- Traiter, mettre en forme, rédiger et valoriser des courriers, documents administratifs et comptes rendus de réunions (direction, service, instances.)
- Établir des plans de classement, classer et archiver
- Veiller au respect du calendrier des principales échéances de l'activité du directeur
- Prendre des notes et rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers administratifs
- Suivre le courrier personnel et les affaires réservées
- Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels de la fonction de direction
- Traiter des dossiers ponctuels
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Mensuel de 2113.0 Euros sur 12.0 mois
Autres informations :
Ce poste peut être pourvu par une personne handicapée