Description du poste :
Rattaché(e) au Directeur Général, vous assurez la gestion administrative et organisationnelle de son activité. Vous coordonnez le suivi des dossiers et la circulation de l'information et veillez au respect des échéances en lien avec les interlocuteurs internes et externes.
Les tâches qui vous sont confiées sont les suivantes :
Support direct au Directeur Général:
- Gérer et organiser l'agenda du Directeur : rendez-vous, courriers, e-mails, appels entrants, congés et priorisation des sollicitations.
- Trier, traiter et suivre l'ensemble des correspondances adressées au Directeur.
- Réceptionner, filtrer et orienter les appels et demandes selon leur urgence et leur nature.
- Accueillir physiquement les interlocuteurs reçus en rendez-vous et assurer la coordination logistique associée.
- Préparer et organiser la logistique des réunions, déplacements, interventions et conférences (présentiel et distanciel).
- Préparer, contrôler et mettre à disposition les dossiers nécessaires en vue des rendez-vous et réunions : rapports, notes, supports, documents administratifs et réglementaires.
- Assurer la préparation en amont, le suivi et la mise à jour des dossiers pour les Tutelles en lien avec les services internes jusqu'à leur finalisation, notamment : tableaux de bord, indicateurs, reporting, réponses aux enquêtes/ questionnaires, bilans d'activité, conventions,
- Veiller au respect des échéances, assurer les relances nécessaires et garantir l'avancement des actions auprès des interlocuteurs concernés.
- Suivi des dossiers, gestion des priorités et circulation de l'information
- Suivre l'avancement des dossiers et actions en lien avec les interlocuteurs internes et externes.
- Veiller au respect des échéances, identifier les risques de retard et effectuer les relances nécessaires.
- Participer aux réunions et assurer la rédaction, la diffusion et le suivi des comptes rendus.
- Collecter, organiser, classer et mettre à jour la documentation et les éléments de preuve (archivage, traçabilité).
- Structurer et transmettre l'information aux personnes concernées selon les consignes du Directeur.
Vous êtes titulaire d'un Bac+2 en secrétariat ou gestion des entreprises et bénéficiez d'une expérience réussie de secrétaire ou assistante de direction.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Planification des tâches et gestion des priorités - Exigé
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé
- Assurer un accueil téléphonique - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Rémunération Mensuel de 2450.0 Euros à 2790.0 Euros sur 12.0 mois