Description du poste :
Grade
Grille de référence
ADJOINT ADMINISTRATIF
HOSPITALIER
Type de contrat
Contractuels acceptés
Pourcentage
d'activité
80%
DÉFINITION :
Le poste vise à soutenir les activités administratives et organisationnelles de
l'équipe recherche, notamment :
- La gestion des agendas et des réunions,
- Le suivi administratif des projets de recherche,
- L'appui à la préparation des documents scientifiques et logistiques,
- L'accueil et l'orientation des interlocuteurs internes et externe
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
Activités en lien avec le suivi des participants :
- Gestion des RDV des participants dans le respect des protocoles
(screening, délais
entre chaque visite, enregistrement dans DxCare et DxPlanning envoi de
courriers ou mails de
convocation.)
- Suivi des remboursements des déplacements des participants
- Suivi et relance des participants : consentements, justificatifs (courriers de
diagnostiques, échographies, .)
Activités en lien avec le suivi des projets de recherche :
-Suivi des conventions, contrats et des avenants : suivre les actions de la
DRI/CESP et
s'assurer de la réalisation
- Ordres de mission de l'équipe et suivi des remboursements des frais
- Demande devis pour relecture d'article en anglais + paiement facture (en
lien avec la
DRI),
- Demande de devis : fournisseurs identifiés ou en lien avec la direction des
achats,
- Suivi des achats : questionnaires de passation, matériel informatique,
papeterie
(fiches de liaison ou PAD)
- Commande d'impressions auprès de la reprographie
- Organisation de réunions : tout le processus (y compris compte-rendu et
questionnaire de satisfaction), archivage
- Mailing publipostage : pour optimiser les inclusions dans la cohorte : BDD +
envoi
- Gestion BALF (cohorte MARIANNE, contact MARIANNE, cohorte ELENA),
attribution des taches a l'ensemble de l'équipe
RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FRÉQUENTES (internes et
externes) :
- Equipe de recherche.
- Investigateurs.
- Participants.
- Direction de la Recherche et de l'Innovation.
LIAISONS HIÉRARCHIQUES :
- Chef de Service
- Cadre des secrétariats médicaux du Pôle.
- Cadre administratif du pôle.
CORRESPONDANCE STATUTAIRE (grade) :
Adjoint administratif hospitalier
Horaires : Temps partiel - 30H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Normes rédactionnelles - Exigé
- Techniques de communication orales, écrites et numériques - Exigé
- Techniques de prise de notes - Exigé
- Classer des documents - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
- Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison) - Exigé
- Fournir des informations claires et précises par téléphone - Exigé
- Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi) - Exigé
- Relayer de l'information - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Selon grille de la Fonction Publique Hospitalière
Description du poste :
Grade
Grille de référence
ADJOINT ADMINISTRATIF
HOSPITALIER
Type de contrat
Contractuels acceptés
Pourcentage
d'activité
80%
DÉFINITION :
Le poste vise à soutenir les activités administratives et organisationnelles de
l'équipe recherche, notamment :
- La gestion des agendas et des réunions,
- Le suivi administratif des projets de recherche,
- L'appui à la préparation des documents scientifiques et logistiques,
- L'accueil et l'orientation des interlocuteurs internes et externe
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
Activités en lien avec le suivi des participants :
- Gestion des RDV des participants dans le respect des protocoles
(screening, délais
entre chaque visite, enregistrement dans DxCare et DxPlanning envoi de
courriers ou mails de
convocation.)
- Suivi des remboursements des déplacements des participants
- Suivi et relance des participants : consentements, justificatifs (courriers de
diagnostiques, échographies, .)
Activités en lien avec le suivi des projets de recherche :
-Suivi des conventions, contrats et des avenants : suivre les actions de la
DRI/CESP et
s'assurer de la réalisation
- Ordres de mission de l'équipe et suivi des remboursements des frais
- Demande devis pour relecture d'article en anglais + paiement facture (en
lien avec la
DRI),
- Demande de devis : fournisseurs identifiés ou en lien avec la direction des
achats,
- Suivi des achats : questionnaires de passation, matériel informatique,
papeterie
(fiches de liaison ou PAD)
- Commande d'impressions auprès de la reprographie
- Organisation de réunions : tout le processus (y compris compte-rendu et
questionnaire de satisfaction), archivage
- Mailing publipostage : pour optimiser les inclusions dans la cohorte : BDD +
envoi
- Gestion BALF (cohorte MARIANNE, contact MARIANNE, cohorte ELENA),
attribution des taches a l'ensemble de l'équipe
RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FRÉQUENTES (internes et
externes) :
- Equipe de recherche.
- Investigateurs.
- Participants.
- Direction de la Recherche et de l'Innovation.
LIAISONS HIÉRARCHIQUES :
- Chef de Service
- Cadre des secrétariats médicaux du Pôle.
- Cadre administratif du pôle.
CORRESPONDANCE STATUTAIRE (grade) :
Adjoint administratif hospitalier
Horaires : Temps partiel - 30H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Normes rédactionnelles - Exigé
- Techniques de communication orales, écrites et numériques - Exigé
- Techniques de prise de notes - Exigé
- Classer des documents - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
- Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison) - Exigé
- Fournir des informations claires et précises par téléphone - Exigé
- Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi) - Exigé
- Relayer de l'information - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Selon grille de la Fonction Publique Hospitalière