Description du poste :
Au sein de l'association Via Voltaire, vous occupez un poste structuré autour de deux missions principales : l'accueil des publics (physique et téléphonique) et le suivi administratif de la structure.
Vous êtes un point de contact essentiel, à la fois pour les personnes reçues et les partenaires, et pour le bon fonctionnement administratif interne.
Vos missions
1. Accueil physique et téléphonique
- Accueillir, renseigner et orienter les personnes reçues et partenaires etc.
- Assurer la réception et le traitement des appels téléphoniques
- Gérer la boîte mail générale et transmettre les informations aux personnes concernées
- Faire le lien entre le public et les responsables de l'association
- Représenter l'image de l'association par un accueil soigné et professionnel
2. Suivi administratif
- Mettre à jour et fiabiliser la base de données
- Assurer le classement et l'archivage physique et numérique des dossiers
- Rédiger et mettre en forme des documents (courriers, comptes rendus, convocations, etc.)
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Suivre les factures simples
- Veiller au respect des procédures internes et des délais
3. Support organisationnel (missions complémentaires)
- Participer à l'organisation des réunions et événements de l'association
- Assurer la logistique (réservation de salles, matériel, envoi des convocations)
- Suivre les inscriptions
Compétences requises
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Bonne expression écrite et orale en français
- Sens de l'organisation et rigueur administrative
- Aisance relationnelle et sens de l'accueil
- Discrétion et respect de la confidentialité
Profil recherché
- Formation en secrétariat, gestion administrative ou équivalent
- Une première expérience dans l'accueil ou l'administration associative est un plus
- Autonomie, polyvalence et esprit d'équipe
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Exig?
Compétences
- Gestion des emails - Souhaité
- Gestion des urgences et des imprévus - Souhaité
- Techniques de gestion administrative - Exigé
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements - Souhaité
- Assurer la confidentialité des données - Souhaité
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
- Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau - Souhaité
- Classer des documents - Exigé
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Exigé
- Gérer les réservations de salles et de matériel - Souhaité
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Organiser l'accueil des visiteurs - Souhaité
- Participer à l'organisation d'événements internes - Souhaité
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Horaire de 12.31 Euros sur 12.0 mois