Description du poste :
Accueil et gestion administrative :
- Accueil physique et téléphonique, gestion du standard.
- Remise des diplômes (bac, DNB, BIA, certifications, etc.).
- Gestion partielle des boîtes mails du secrétariat et de la messagerie Ecoledirecte.
- Prise de rendez-vous et gestion des agendas (y compris celui de la porterie).
- Organisation des préinscriptions et des réunions d'information pour les nouvelles familles.
- Réédition et envoi des codes École Directe aux parents et élèves.
- Tri et distribution du courrier entrant, affranchissement du courrier sortant.
- Gestion des demandes de rééditions de bulletins, ASSR 1 et 2, certificats de scolarité.
- Transmission des absences du matin à la vie scolaire.
Suivi des dossiers élèves :
- Constitution, tri et archivage des dossiers scolaires (notamment pour les terminales en avril).
- Relances téléphoniques pour les inscriptions et réinscriptions.
- Sortie des dossiers des élèves sortants en fin d'année.
- Impression et archivage numérique des bulletins pour les nouveaux inscrits.
- Vérification et saisie des dossiers de bourses (collèges et lycée) via DIAMAN, de septembre à novembre.
- Mise à jour des renseignements parents dans Charlemagne et SIÈCLE.
- Édition de listes de classes et suivi des effectifs.
Logistique et organisation :
- Gestion de la boîte à clés et distribution des petites fournitures aux élèves et professeurs.
- Participation à la réunion hebdomadaire du secrétariat.
- Accueil ponctuel des élèves convoqués au secrétariat pour récupérer des documents.
Environnement de travail :
Le travail s'effectuera en collaboration avec le pôle secrétariat (5 personnes) et avec l'ensemble des salariés et enseignants de l'établissement, sous la responsabilité du chef d'établissement. Le télétravail ne sera pas possible.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée...
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Communication interpersonnelle - Souhaité
- Logiciel de traitement de texte - Souhaité
- Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
- Principes de la relation client - Souhaité
- Techniques de présentation professionnelle - Souhaité
- Utilisation de logiciels de tableur - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
- Identifier, traiter une demande client - Souhaité
- Assurer la confidentialité des informations - Souhaité
- Assurer la liaison avec les services de maintenance - Souhaité
- Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil - Souhaité
- Fournir des informations générales sur l'entreprise - Souhaité
- Garantir un suivi administratif - Souhaité
- Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants - Souhaité
- Organiser l'agenda des réunions - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération Mensuel de 1960.0 Euros sur 12.0 mois