Description du poste :
ORELIA recrute son Assistant(e) d'Accueil et de Gestion.
Rattaché(e) au Département de l'Exploitation et de la Proximité et sous la responsabilité de la Déléguée à l'Exploitation et à la Proximité, l'Assistant(e) d'Accueil et de Gestion est un véritable premier point de contact d'ORELIA. Il/elle assure l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et contribue à leur apporter un premier niveau de réponse ou à les orienter vers l'interlocuteur compétent.
Il/elle joue également un rôle central dans la réception, l'enregistrement et l'orientation des demandes, tout en assurant un appui administratif à la Direction de l'Exploitation et de la Proximité.
Les principales missions de l'Assistant(e) d'Accueil et de Gestion sont :
L'accueil et relation avec les usagers :
- Accueillir, informer et orienter les visiteurs ;
- Assurer l'accueil téléphonique et orienter les demandes vers les services concernés ;
- Prendre en charge les situations et incidents pouvant survenir à l'accueil, dans le respect des procédures de sécurité ;
- Enregistrer les demandes et réclamations nécessitant une intervention ou une réponse de l'entreprise ;
- Assurer une relation de qualité avec les locataires, prestataires et fournisseurs.
La Gestion administrative :
- Assurer la réception et l'envoi du courrier ;
- Gérer la reproduction des badges Vigik ;
- Préparer et mettre sous pli les avis d'échéance et assurer leur tri par secteur ;
- Enregistrer les demandes de logement ;
- Enregistrer les attestations d'assurance habitation ;
- Enregistrer les RIB pour le prélèvement automatique ;
- Assurer un appui administratif à la Direction : traitement des e-mails, rédaction de courriers, prise de rendez-vous, traitement des factures, etc.
Il/elle pourra également être amené(e) à assurer les missions des autres assistants d'accueil et de gestion en cas d'absence et à participer à d'autres activités selon les nécessités du service.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée...
Profil recherché :
Compétences
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Assurer la gestion des plaintes et des réclamations - Souhaité
- Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil - Souhaité
- Faciliter la résolution de questions et démarches administratives - Souhaité
- Identifier, traiter une demande client - Souhaité
- Maintenir une communication claire et professionnelle - Souhaité
- Rédiger des messages et des emails professionnels - Souhaité
- Relayer de l'information - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération Mensuel de 1900.0 Euros