Description du poste :
Sous l'autorité du Responsable d'Agence, l'Assistant(e) Administrative est chargé(e) de l'accueil du public, du traitement des documents administratifs internes et externes et du traitement des documents administratifs liés a l'exploitation dans le cadre de consignes générales permanentes. Il (elle) peut être appelé (e) a prendre des initiatives pour adapter les instructions et en prévoir les moyens d'exécution.
Vos missions seront les suivantes :
- Gérer le standard téléphonique, assurer le premier niveau d'information et orienter les appels téléphoniques
- Assurer l'accueil physique et renseigner sur les activités de l'agence
- Trier, classer et numériser les documents administratifs
- Suivre le planning des salles et de l'utilisation du matériel dans l'agence
- Traiter les dossiers de rémunération des stagiaires,
- Éditer les feuilles d'émargement, les attestations de stage
- Recueillir de manière continue les informations, les saisir dans la base de données
- Traiter et suivre les factures fournisseurs
- Préparer les factures, les transmettre aux clients, suivre les règlements
- Gérer les approvisionnements en fournitures de bureau
- Recueillir les données concernant le budget mensuel de l'agence
- Maîtriser les règles de grammaire et d'orthographe
- Maîtriser le Pack Office
Les entretiens de recrutement seront prévus à compter du 8/01/2026
Horaires : 39H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Classer des documents - Exigé
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Horaire de 13.14 Euros à 13.15 Euros